Article 1: Que sont les données à caractère personnel ?

Une donnée à caractère personnel est toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut s'agir du nom et des coordonnées de cette personne, de sa date de naissance, d'une photo et de toute autre information qui est ou peut être reliée à cette personne physique, par exemple une adresse électronique, un numéro de téléphone (y compris le numéro de téléphone professionnel) ou un code de connexion.

Par traitement des données à caractère personnel, on entend toute opération ou tout ensemble d'opérations appliquées à des données à caractère personnel. Ces opérations sont très variées et se rapportent notamment à la collecte, à la conservation, à l'utilisation, à la modification et à la communication de ces données, jusqu'à leur destruction. 

Article 2: Comment traitons-nous vos données à caractère personnel ?

1) Que se passe-t-il lorsque vous demandez un contrat d'assurance ?

Lorsque vous demandez une proposition de police Plan de Prévoyance Obsèques DELA (PPO), nous traitons des données à caractère personnel vous concernant en tant que preneur d'assurance potentiel, assuré ou bénéficiaire d'un contrat d'assurance. Dans ce cas, nous traitons votre nom, votre adresse, votre date de naissance, vos coordonnées, votre numéro de compte, votre sexe, votre affiliation avec les autres parties au même contrat d'assurance, vos données médicales, votre numéro de registre national et, dans certains cas, une copie de votre carte d'identité.

Ces données nous sont fournies par le preneur d'assurance ou l'assuré ou, en ce qui concerne les données médicales, éventuellement par le médecin traitant.

Nous les traitons parce qu'elles sont nécessaires à l'établissement d'un contrat d'assurance et, dans certains cas, parce que la loi nous y oblige. Il s'agit, par exemple, des obligations découlant de la législation sur les assurances, de la législation anti-blanchiment, de la lutte contre le terrorisme, de la législation nous obligeant à déclarer les fonds dormants ou d'autres obligations de déclaration aux autorités de contrôle. Cette dernière disposition s'applique notamment aux copies de cartes d'identité et aux numéros de registre national.

Nous conservons ces données pendant 5 ans si vous demandez une proposition de police mais ne concluez pas de contrat d'assurance ou pendant 30 ans après la fin de votre relation client si vous avez conclu un contrat d'assurance.

2) Comment gérons-nous nos contrats d'assurance ?

Si vous êtes le preneur d'assurance, l'assuré ou le bénéficiaire d'un contrat d'assurance, nous traitons vos données à caractère personnel en exécution de notre contrat à votre égard ou, en ce qui concerne vos données médicales, parce que vous nous avez donné votre consentement à cet effet.

La gestion de votre contrat d'assurance comprend entre autres les opérations de traitement suivantes :

• évaluer si et à quelles conditions un contrat d'assurance peut être souscrit
• exécuter le contrat d'assurances
• distribuer le capital (restant) au(x) bénéficiaire(s)
• régler votre domiciliation
• racheter ou résilier votre contrat d'assurance et payer la valeur de rachat
• rapports internes statistiques et analytiques, en principe toujours sur une base anonyme et statistique.  

En outre, vos données peuvent également être utilisées pour les calculs actuariels légalement requis en tant qu'assureur ou pour les obligations légales en matière de rapports financiers, fiscaux et comptables.

Vos données peuvent également être traitées sur la base de notre intérêt légitime. C'est le cas, par exemple, dans les situations suivantes :

• pour assurer la sécurité et la conformité de notre entreprise
• pour traiter des dossiers de fraude, des dossiers juridiques, des incidents
• pour nos obligations en matière d'audit interne
• pour réaliser des études, des statistiques et des modèles (de risque, marketing et autres)
• pour créer des synergies, des gains d'efficacité et d'autres avantages organisationnels ou fondés sur des processus
• pour permettre l'exercice et la défense des droits de DELA, par exemple en cas de litiges 

Dans le cadre de la gestion de vos données client, nous traitons votre nom, votre adresse, votre date de naissance, vos coordonnées, votre numéro de compte, votre sexe, votre affiliation avec les autres parties au même contrat d'assurance, vos données médicales, votre numéro de registre national, éventuellement une copie de votre carte d'identité, vos données fiscales et comptables, vos factures, votre correspondance et vos e-mails.

En principe, vous nous avez fourni ces données vous-même ou elles nous ont été communiquées par le preneur d'assurance si vous n'êtes vous-même qu'un bénéficiaire ou un assuré d'un contrat d'assurance.

 Nous conservons ces données pendant toute la durée de votre relation client avec nous et jusqu'à 30 ans après le versement du capital assuré ou de la valeur de rachat.

3) Comment DELA Assurances traite-t-elle vos données médicales ?

En votre qualité de candidat-assuré, DELA Assurances vous demandera de fournir un certain nombre de données médicales. Nous avons besoin de votre autorisation explicite pour le traitement de ces données.

Nous demandons vos données médicales dans le cadre de l'évaluation, de la conclusion et de l'exécution du contrat d'assurances. Vos données médicales sont traitées afin d'évaluer si et à quelles conditions le contrat d'assurances peut être souscrit, afin de déterminer le risque à assurer (définition du montant de la prime, éventuel délai de carence, proposition alternative), afin de verser le capital assuré en cas de décès, afin de vérifier à votre décès si l'état de santé renseigné au moment de la conclusion du contrat d'assurances était véridique et afin de régler d'éventuels litiges.

Seul notre médecin-conseil évaluera et traitera vos données médicales. Outre cela, vos données médicales sont fournies exclusivement aux personnes qui doivent prendre connaissance de ces données dans le cadre d'un litige (un avocat par exemple).

Nous avons besoin de votre autorisation explicite pour le traitement de ces données. En tant qu'assuré, vous avez le droit de retirer votre autorisation explicite. Ce retrait peut avoir des répercussions sur l'exécution du contrat d'assurance, avec pour éventuelle conséquence le nécessaire rachat de votre part du contrat. Les actions entreprises par DELA avant le retrait de votre consentement resteront valables.

Vous pouvez retirer votre autorisation en nous adressant une notification écrite, dûment signée et datée, par e-mail (privacy@dela.be) ou par courrier postal (DELA, à l'attention du Data Protection Officer, Noorderplaats 5 boîte 2 à 2000 Anvers), accompagnée d'une copie de votre carte d'identité à titre d'identification.

4) Comment gérons-nous vos données à caractère personnel dans votre compte MaDELA ?

Tant les assurés que les non-assurés de DELA Assurances peuvent créer un compte MaDELA. En tant que non-assuré, vous devez créer un compte MaDELA à l'aide d'un e-mail et d'un mot de passe. Les assurés de DELA Assurances peuvent également se connecter à MaDELA via e-ID ou itsme.

Si vous êtes assuré auprès de DELA Assurances, vous trouverez dans votre compte personnel MaDELA toutes les informations pertinentes sur votre relation client avec nous et sur le(s) contrat(s) d'assurance que vous avez conclu(s) avec nous en tant que preneur d'assurance ou assuré.

Nous traitons vos données dans MaDELA parce qu'elles sont nécessaires à la gestion du contrat d'assurance et à l'exécution de notre contrat avec vous.

Dans ce contexte, comme pour la gestion générale du contrat d'assurance, nous traitons vos nom, adresse, date de naissance, coordonnées, numéro de compte, sexe, affiliation avec les autres parties au même contrat d'assurance et numéro de registre national. Si vous enregistrez vos dernières volontés dans votre compte MaDELA, nous traitons naturellement aussi les données que vous y enregistrez de votre propre initiative.

En principe, vous nous avez fourni ces données vous-même ou elles nous ont été communiquées par le preneur d'assurance.

Nous conservons vos données pendant toute la durée de votre relation client avec nous et jusqu'à 30 ans après le versement du capital assuré ou de la valeur de rachat. L'accès à l'environnement sécurisé de MaDELA est fermé après le rachat ou le paiement du capital assuré.

Si vous créez un compte MaDELA en tant que non-assuré, nous traiterons votre e-mail et votre mot de passe. Vous pouvez y remplir vos dernières volontés au format numérique décrivant vos souhaits en matière d'obsèques.  En outre, les données que nous traitons à votre sujet sont entièrement laissées à votre discrétion dans les dernières volontés au format numérique que vous remplissez de votre propre initiative. Il peut s'agir, par exemple, de noms de personnes de votre entourage, de vos souhaits en matière d'obsèques, du nom de votre entrepreneur de pompes funèbres, de vos convictions religieuses, etc. Nous traitons ces données dans le cadre de notre contrat avec vous (conservation par DELA de vos dernières volontés et de vos souhaits en matière d'obsèques à votre demande).

Nous traitons également des données analytiques sur l'utilisation de votre compte MaDELA sur la base de notre intérêt légitime à améliorer notre service et à rendre notre communication et nos offres de services aussi bonnes et pertinentes que possible et à assurer la sécurité technique de MaDELA.

5) Comment gérons-nous vos données lorsque vous contactez notre service clientèle ?

Nous pouvons également traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de notre service clientèle. C'est le cas, par exemple, lorsque vous nous communiquez vos plaintes ou vos compliments via notre site web, par e-mail, par lettre ou par téléphone, ou encore lorsque nous menons des enquêtes de satisfaction auprès de nos clients.

Dans ces cas, en fonction de la situation spécifique, nous traiterons votre nom, votre appellatif, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, le fait que vous soyez client ou non, le numéro de police de votre contrat d'assurance, le contenu de votre plainte ou de votre compliment, vos réponses à notre enquête de satisfaction, vos coordonnées, votre date de naissance et, en fonction de la nature de votre plainte, éventuellement des données médicales, votre numéro de compte bancaire et éventuellement le nom de votre intermédiaire. Les données que nous traitons dans ce contexte peuvent varier en fonction de la situation, mais nous veillons toujours à ne pas traiter plus de données que ce qui est strictement nécessaire dans chaque situation spécifique.

 Nous avons obtenu directement de votre part les données à caractère personnel que vous partagez avec nous dans ce contexte et nous les utilisons uniquement dans le cadre du traitement de votre plainte ou de votre compliment ou dans le cadre de la satisfaction de notre clientèle, sur la base de notre intérêt légitime à améliorer la satisfaction de la clientèle et la qualité du service.

Après avoir traité votre plainte ou votre compliment, ou après avoir traité vos réponses à nos enquêtes de satisfaction, nous conservons vos données pendant 10 ans.  

6) Comment DELA Funérailles traite-t-elle vos données à caractère personnel ?

DELA Funérailles est responsable du traitement de vos données à caractère personnel en ce qui concerne les obsèques, les formalités après funérailles DELA et le rapatriement. 

6.1. Obsèques

En ce qui concerne les obsèques, DELA se charge du transport du corps du défunt, de l'organisation d'un entretien avec les proches pour l'organisation pratique des obsèques, la demande de l'acte de décès, le traitement administratif des formalités pratiques dans le cadre des obsèques (demande de crémation, destination des cendres, concession), la préparation et la commande des imprimés, la mise en ligne de l'avis de décès (sous réserve d'une autorisation explicite), l'élaboration de la cérémonie des obsèques et le déroulement de ladite cérémonie. Pour vous, en tant que client (parent proche, personne de contact), cela se fait dans le cadre de l'exécution de notre contrat avec vous.

A cette fin, DELA traite notamment les données suivantes (en fonction de chaque dossier individuel) :

En ce qui concerne le défunt : nom, prénom, lieu et date de naissance, destination du corps du défunt, acte de décès.

En ce qui concerne le client : nom, prénom, lien de parenté avec le défunt, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse de l'entretien, date de naissance, lieu de naissance.En outre, DELA traite les prises de vue pendant les obsèques, le contrôle d'accès aux centres funéraires, éventuellement les coordonnées du médecin, de l'administrateur, de la police, du CPAS ou d'autres organismes, ainsi que d'autres données éventuellement requises.

DELA conserve ces données pendant 20 ans, à l'exception des prises de vue et des images de vidéosurveillance, qui ne sont conservées que pendant 4 semaines.

Toutefois, dans le cadre du suivi pratique en cas de décès et du maintien du réseau de contacts nécessaire à DELA pour assurer ses services, les coordonnées de tiers sont également traitées (services publics, services de transport, médecins, CPAS, services sociaux de la commune, proches, ministres des cultes, centres funéraires, etc.). Leurs données sont traitées sur la base de l'intérêt légitime de DELA à assurer un premier soutien à ses clients en cas de deuil ou, dans le cas de la demande de l'acte de décès et de la prise en charge du transport du défunt, parce qu'il existe une obligation légale d'accomplir les formalités administratives nécessaires. DELA conserve ces données pendant 20 ans.

Les formalités après funérailles DELA

En ce qui concerne les formalités après funérailles DELA, DELA accompagne les proches dans l'accomplissement des formalités administratives après le décès, les conseille sur les obligations dans le cadre de la déclaration de succession et les oriente vers des spécialistes dans ce domaine.

Dans ce contexte, DELA traite votre nom, votre adresse, votre e-mail, votre numéro de téléphone, votre sexe, votre langue et votre numéro de référence ou de client. Dans certains cas (par exemple, à la demande des autorités ou de tiers), nous pouvons également traiter votre numéro de carte d'identité, votre état civil et les données d'identité de vos enfants, ainsi que les données d'identité du défunt.

DELA conserve ces données pendant 10 ans.

6.2. Rapatriement

DELA organise vos rapatriements de A à Z, quel que soit le pays de décès ou le pays de destination et quelle que soit la nationalité ou la religion du défunt, principalement pour le compte d'assureurs d'assistance voyage belges et étrangers, de centrales des urgences, d'entreprises de pompes funèbres, d'ambassades et de consulats, d'entreprises avec des collaborateurs à l'étranger ou avec des collaborateurs étrangers dans leur siège en Belgique.

Dès que DELA est informée d'un décès, son service d'assistance pratique démarre et vise à organiser le transport du défunt. Dans ce contexte, DELA se charge du transport du corps et de toutes les obligations administratives qui y sont liées, y compris, par exemple, la demande de l'acte de décès, l'obtention de toutes les autorisations et de tous les documents de transport nécessaires et l'organisation effective du transport.

À cette fin, DELA traite notamment (en fonction de chaque dossier individuel) :

• En ce qui concerne le défunt : le nom, le prénom, le lieu et la date de naissance, le lieu de décès.  
• En ce qui concerne le client : le nom, le prénom, le lien de parenté avec le défunt, l'adresse, le numéro de téléphone, l'e-mail, la langue, la date et le lieu de naissance. Si cela est nécessaire à l'exécution du contrat : la copie de la carte d'identité, l'acte de mariage, l'acte de divorce, l'acte de naissance, la copie du livret de mariage, le certificat de résidence, les actes et attestations pour le transport et le rapatriement. 

DELA conserve ces données pendant 10 ans.

Toutefois, dans le cadre du suivi pratique en cas de décès et du maintien du réseau de contacts nécessaire à DELA pour assurer ses services en Belgique et à l'étranger, les coordonnées de tiers sont également traitées (autorités étrangères, ambassades et consulats, douane, services de transport, médecins, etc.). Leurs données sont traitées sur la base de l'intérêt légitime de DELA à assurer un premier soutien à ses clients en cas de deuil ou, dans certains cas, parce qu'il existe une obligation légale d'accomplir les formalités administratives nécessaires en vue du rapatriement d'un défunt.

DELA conserve ces données tant que les personnes de contact restent actives

7) Que se passe-t-il lorsque vous visitez nos sites web ? 

Si vous visitez notre site web et remplissez l'un de nos formulaires de contact pour demander des informations, prendre un rendez-vous, demander un texte de deuil ou télécharger une brochure, nous traitons les données que vous y saisissez. Il s'agit généralement de votre nom, de votre adresse e-mail, de vos coordonnées, de votre numéro de téléphone, de votre numéro de police si vous avez souscrit un contrat d'assurance et des champs de contenu du formulaire (par exemple, demande de rendez-vous, demande d'informations, etc.). Nous traitons ces données dans le cadre de l'exécution d'un contrat avec vous (le traitement de votre demande à votre initiative) et conservons les données de ces formulaires pendant une durée maximale de 6 mois.

Vous pouvez simuler un calcul de prime sur notre site web. Cela vous donne, en tant que client potentiel de DELA Assurances, une indication de la prime que vous devriez payer si vous souscriviez effectivement un contrat d'assurance avec nous. Dans ce cas, vous nous communiquez vous-même vos nom, prénom, sexe, date de naissance, e-mail et composition du ménage, que nous traitons ensuite pour exécuter notre contrat avec vous (en calculant une indication de prime parce que vous l'avez demandé). Les données que vous nous communiquez ainsi seront conservées pendant 6 mois.

Vous pouvez arriver sur notre site pour demander un calcul de prime pour un contrat d'assurance après avoir lu un article sur le site ou dans un e-mail d'un de nos partenaires ou d'un des intermédiaires de notre réseau. Dans ce cas, nous traitons également des données analytiques qui nous permettent d'établir un lien avec l'article ou le mailing qui vous renvoyait à nous. Nous faisons cela sur la base de notre intérêt légitime à permettre un retour d'information avec nos partenaires et intermédiaires et à mesurer les résultats de nos campagnes de communication. Ces données analytiques sont conservées pendant 2 ans au maximum.

Sur notre site web, vous trouverez également un chat en direct qui vous permet de contacter directement nos collaborateurs de communication et un chatbot qui peut vous donner des réponses automatisées à des questions fréquentes. Si vous utilisez ce chat en direct ou ce chatbot en tant que client DELA existant, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail, votre date de naissance, le numéro de police de votre contrat d'assurance et le contenu du chat en direct proprement dit. Si vous n'êtes pas encore client, vous ne partagez avec nous que le contenu du chat proprement dit. Nous faisons cela dans le cadre de l'exécution d'un contrat avec vous (répondre à vos questions à votre demande). Nous traitons également des données statistiques et techniques associées à la session de chat qui nous permettent d'analyser l'utilisation du chat en direct et du chatbot et d'en améliorer le fonctionnement. Nous le faisons sur la base de notre intérêt légitime à améliorer continuellement nos services. Les sessions de chat sont conservées jusqu'à 9 mois.

Si vous organisez des obsèques avec DELA, un registre de deuil en ligne peut être créé, dans lequel l'avis de décès ne sera placé qu'avec l'autorisation du client. Cet avis de décès est conservé dans le registre de deuil en ligne jusqu'à ce que le client des obsèques, qui est responsable de ce traitement dans ce cas, décide de supprimer l'avis de décès. Nous traitons également les noms, les adresses, les adresses e-mail et les données que vous introduisez vous-même dans le registre de deuil en ligne ou que les visiteurs du registre de deuil y laissent. Nous effectuons le traitement dans le cadre du registre de deuil en ligne concernant le client des obsèques sur la base de son consentement explicite. Les visiteurs du registre de deuil en ligne peuvent présenter leurs condoléances, allumer une bougie virtuelle et commander des fleurs. Nous traitons leurs données, telles que le nom, l'adresse, l'adresse e-mail et les détails de la commande de fleurs et du paiement, sur la base de l'exécution d'un contrat de service que nous concluons avec eux. Ces documents sont conservés aussi longtemps que le registre de deuil en question. Le registre de deuil en ligne peut être converti en un livre souvenir imprimé à la demande des proches du défunt, avec une copie complète de tous les messages de condoléances, des bougies et des fleurs imprimées sur papier pour les proches. Ce livret est naturellement conservé par les proches sans que DELA n'en conserve une copie. Les condoléances inappropriées peuvent être supprimées. Si vous signalez une condoléance inappropriée, nous vous demanderons votre adresse électronique comme moyen de vérification afin d'éviter les abus.

Lorsque vous visitez notre site web, nous vous demandons également la permission d'installer des cookies (voir ci-après le chapitre « Cookies » pour plus d'informations sur notre utilisation des cookies). Si vous nous autorisez à installer des cookies analytiques, nous recueillons des informations analytiques sur votre comportement de navigation sur notre site web, telles que votre adresse IP, vos données de localisation (limitées), votre identifiant en ligne unique, des informations sur l'appareil que vous utilisez pour visiter notre site web, le site web à partir duquel vous avez cliqué sur notre site web et votre comportement de navigation sur notre site web. Nous faisons cela pour améliorer et individualiser votre expérience d'utilisateur sur notre site web en fonction de vos préférences. En d'autres termes, nous voulons surtout vous montrer le contenu qui vous intéresse vraiment. Nous conservons ces données pendant 2 ans.

8) Que faisons-nous des entretiens par chat et par téléphone ?

Dans le cadre de notre démarche qualité, nous sommes susceptibles d'enregistrer les conversations professionnelles par chat et par téléphone. Nous réalisons en effet un suivi ciblé afin d'optimiser la prestation et la qualité de nos services. Cette démarche nous permet aussi de prouver que nous respectons la législation et la réglementation en vigueur, notamment l'obligation d'information que nous avons à votre égard en vertu du règlement sur la protection des données.

Les appels téléphoniques sont conservés pendant 6 mois au maximum. Passé ce délai, ils seront détruits.

Important à savoir :

• nous vous avertirons préalablement à notre conversation de tout enregistrement de vos propos ;
• nous traitons les fichiers audios conservés avec précaution et intégrité ;
• nous n'utilisons pas les enregistrements à d'autres fins que celles susmentionnées ;
• les fichiers ne sont pas fournis à des tiers, à moins que DELA y soit obligée en vertu de la législation et de la réglementation.

9) Quelles données traitons-nous lorsque nous envoyons des lettres d'information ou d'autres communications ? 

DELA envoie régulièrement des lettres d'information, des mailings et d'autres communications à ses clients, aux intermédiaires de son réseau ou à toute personne qui s'inscrit volontairement et demande à recevoir les communications du Groupe DELA. 

Nous traitons votre nom, votre e-mail, votre appellatif (Monsieur/Madame), votre préférence linguistique. Si vous êtes l'un de nos intermédiaires, nous traitons également votre ID de courtier et les données de votre entreprise. Nous avons obtenu ces données directement de votre part. 

Certaines de nos communications sont segmentées en fonction de vos centres d'intérêt, de votre lieu de résidence, de votre âge ou d'autres critères personnels. Dans ce cas, nous traitons également les critères qui nous permettent d'adapter notre communication à vos attentes et centres d'intérêt personnels. Vous nous avez communiqué ces données vous-même et de votre propre initiative. 

Si vous êtes un client existant ou l'un des intermédiaires de notre réseau, nous avons un intérêt légitime à utiliser vos données dans ce contexte. Si vous n'êtes pas encore client, vous nous avez donné l'autorisation de vous contacter. 

Nous traitons également des données analytiques qui nous permettent de mesurer l'efficacité de nos campagnes de communication. Ces données sont générées par nos applications de publipostage et sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à collecter des données analytiques sur le comportement des lecteurs et à améliorer notre communication avec vous en conséquence. 

Nous conservons vos données dans notre base de données de communication jusqu'à ce que vous vous désinscriviez ou pendant 2 ans après notre dernier moment de contact avec vous (e-mail, téléphone, contact client, correspondance, participation à nos événements, etc.).  

10) Comment gérons-nous vos données à caractère personnel sur nos médias sociaux et dans le cadre de notre marketing en ligne ?

Afin de vous offrir une expérience utilisateur personnalisée, une communication personnalisée et des propositions de produits en tant que client existant ou futur de DELA, DELA conserve votre profil personnel.  Pour ce faire, nous utilisons vos coordonnées, vos préférences déclarées, votre historique de client et vos interactions avec nous. Nous conservons votre profil pendant 5 ans après votre dernière interaction avec nous ou, si vous devenez client entre-temps, pendant 5 ans après la fin de votre relation client avec nous. Si vous n'êtes pas encore client chez nous, vous y consentez lorsque vous demandez à être tenu informé de nos produits et services.

DELA utilise également des comptes de médias sociaux. Vous pouvez nous trouver sur Facebook, Instagram, Messenger, LinkedIn, Google et Youtube, par exemple. Lorsque vous visitez nos médias sociaux, il est avant tout important de savoir que, ce faisant, vous partagez des données personnelles avec l'entreprise propriétaire du média social en question. Cela échappe à notre contrôle et à notre responsabilité. Si vous souhaitez savoir comment les médias sociaux traitent vos données, nous vous recommandons de lire attentivement la déclaration de confidentialité de chaque média social.

Lorsque vous interagissez avec nous sur nos médias sociaux, vous partagez également des données à caractère personnel avec nous. Vous le faites de votre propre initiative et nous avons un intérêt légitime à traiter ces données dans le cadre de notre contact avec vous. La nature exacte des données que nous traitons dépend entièrement de vous. Vous pouvez partager avec nous, par exemple, votre nom de profil ou votre nom d'utilisateur, votre vrai nom, votre photo, votre numéro de police, votre adresse et toute question que vous nous posez ou tout commentaire que vous laissez.

Les messages que vous laissez sur les pages de notre entreprise y resteront jusqu'à ce que vous les supprimiez vous-même. Les communications individuelles avec vous via les médias sociaux seront conservées pendant 6 mois.

DELA mène également des campagnes publicitaires ciblées en collaboration avec des partenaires tiers. Nous essayons ainsi de cibler notre message sur le public intéressé par nos produits et services et non sur d'autres personnes qui préfèrent ne pas recevoir notre message. Pour ce faire, nous travaillons avec des partenaires qui affichent nos publicités sur leur site web lorsque vous le visitez. Nous faisons cela sur la base des données vous concernant que nos partenaires détiennent, mais auxquelles nous n'avons pas accès. Nous ne collectons nous-mêmes que des données analytiques qui nous permettent de mesurer l'efficacité de nos campagnes de communication une fois que vous avez atterri sur notre site web, ce que nous faisons sur la base de notre intérêt légitime à optimiser notre communication en ligne. Il s'agit de votre adresse IP, vos données de localisation (limitées), votre identifiant en ligne unique, des informations sur l'appareil que vous utilisez pour visiter notre site web, le site web à partir duquel vous avez cliqué sur notre site web et votre comportement de navigation sur notre site web. Nous conservons ces données pendant 6 mois. Dès que vous partagez d'autres données avec nous sur notre site web, par exemple parce que vous remplissez un formulaire ou calculez une prime, nous recueillons naturellement aussi d'autres données vous concernant dans ce contexte, comme nous l'expliquons dans les rubriques correspondantes de la déclaration relative à la vie privée.

Par ailleurs, si vous êtes déjà client de DELA, nous nous efforçons également de ne pas vous montrer inutilement nos publicités lorsque vous naviguez sur d'autres sites web. Sur la base des données à caractère personnel que nous possédons déjà sur vous en tant que client (voir également « Comment gérons-nous nos contrats d'assurance ? »), nous essayons de vous exclure des groupes cibles de nos campagnes publicitaires en ligne. Nous avons un intérêt légitime à ne pas vous déranger inutilement en tant que client et à optimiser nos propres communications.

11) Comment traitons-nous vos données à caractère personnel dans le cadre de nos événements ?

Le Groupe DELA organise des événements tels que des cérémonies de commémoration, des soirées d'information sur le deuil et la succession ou participe à des salons et organisations de tiers. Nous envoyons également des invitations par courrier postal ou par e-mail. Dans ce contexte, nous traitons les données à caractère personnel des participants, telles que leur nom, leur adresse, leur adresse e-mail et leur numéro de téléphone. Nous faisons cela sur la base de notre intérêt légitime à entretenir notre relation avec nos clients et nos futurs clients potentiels. Les données des participants seront conservées pendant un maximum d'un an après l'événement, la cérémonie de commémoration ou la soirée d'information.

12) Comment traitons-nous vos données à caractère personnel au sein de la coopérative DELA ?

La coopérative DELA est une entité juridique indépendante dont l'objectif, au-delà des frontières nationales, est de permettre à ses membres de partir dans la dignité et à un prix abordable.

Si vous devenez membre de la coopérative DELA, vos données à caractère personnel seront traitées non seulement par DELA, mais aussi par la coopérative DELA, en tant que responsable de traitement distinct et indépendant. La coopérative DELA traite ainsi votre nom, votre adresse, votre adresse e-mail, votre appellatif, votre préférence linguistique, le numéro de police de votre contrat d'assurance, la composition de votre ménage, votre date de naissance et d'autres données personnelles que vous pouvez partager avec la coopérative DELA.

La coopérative DELA traite vos données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution de votre contrat d'adhésion pour la gestion de ses membres, pour vous informer de ses activités, pour vous tenir au courant des avantages liés à l'adhésion à la coopérative DELA et pour gérer administrativement votre souscription à ces avantages ou pour ses activités internes telles que les panels de membres, les commissions de litiges, le service d'assistance de Successio, l'organisation de journées à thème, etc.

La coopérative DELA envoie également des e-mails et mailings publicitaires aux non-membres. Il va de soi que cela ne peut se faire qu'avec l'accord préalable de l'intéressé.

Vos données à caractère personnel seront conservées par la coopérative DELA aussi longtemps que vous resterez membre de la coopérative DELA. Les données à caractère personnel des anciens membres seront supprimées au plus tard 12 mois après la fin de l'adhésion.  

13) Comment DELA traite-t-elle les données à caractère personnel des intermédiaires d’assurance du réseau DELA Assurances ?

Si vous agissez en tant qu'intermédiaire d’assurance (courtier, distributeur, médiateur, agent ou sous-agent) pour DELA Assurances, nous traitons dans le cadre de notre collaboration et en fonction de la nature exacte de cette collaboration, votre nom et votre adresse (professionnelle), votre numéro BCE/TVA, votre numéro de producteur, votre numéro FSMA, votre ID de courtier, votre nationalité, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre numéro de compte bancaire, les personnes de contact pour DELA au sein de votre entreprise, votre langue, vos date et lieu de naissance, votre signature, une copie de votre carte d'identité. Nous traitons également des données sur les contrats d'assurance ou les contacts clients qui vous sont liés et des données administratives, contractuelles et analytiques sur votre relation commerciale avec nous, vos activités pour ou en notre nom, les formations et les cours de formation continue que vous avez suivis.

Nous traitons ces données parce qu'elles sont nécessaires à l'exécution de notre accord de coopération avec vous, à la réalisation de notre administration, au paiement de vos commissions et à la garantie de nos services à nos clients ou encore dans le cadre des formations et des événements que nous organisons pour vous.

Vous nous avez communiqué vous-même toutes les données que nous traitons à votre sujet en tant qu'intermédiaire.

Nous conservons ces données pendant toute la durée de notre coopération et pendant 10 ans après la fin de celle-ci.

14) Comment DELA traite-t-elle les données à caractère personnel des fournisseurs et des tiers ?

Si vous êtes un fournisseur du Groupe DELA, nous traitons naturellement vos données de fournisseur. Il s'agit généralement des coordonnées de votre entreprise, des coordonnées des membres de votre personnel concernés, des données financières et de facturation. Ces données nous sont communiquées par vous, le fournisseur, et nous les traitons dans le cadre de l'exécution de notre (nos) contrat(s) avec vous. Nous les conservons pendant 10 ans conformément à nos obligations comptables.

Dans le cadre de nos prestations de services, nous pouvons également traiter des données à caractère personnel de tiers. Il peut s'agir d'administrateurs, de mandataires, de médecins, de gérants d'affaires, de médiateurs de dettes, d'employés de CPAS, d'avocats, de notaires, d'entrepreneurs de pompes funèbres, de conseillers en soins de suivi, de centres funéraires, de ministres des cultes, etc. Dans ce cas, nous traitons le nom et les coordonnées, les détails de la facturation et du contrat, la preuve du mandat, les numéros de compte.

Ces données sont toujours traitées parce qu'elles sont nécessaires à l'exécution de nos contrats avec nos clients et que nous avons donc un intérêt légitime à traiter les données de ces tiers dans le cadre de ceux-ci ou sur la base de l'accord que nous avons pu conclure ou que nous conclurons avec le tiers en question.

Nous recevons les données de ces tiers de la part des tiers eux-mêmes, de nos clients ou de tiers qui nous les fournissent. Nous les utilisons uniquement aux fins pour lesquelles elles nous ont été fournies et, selon la situation, nous ne les conservons pas plus longtemps que nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles et légales.

Nous pouvons également prospecter activement des partenaires ou des centres funéraires et entreprises de pompes funèbres à reprendre potentiellement et, dans ce contexte, traiter des noms, des coordonnées, des données sur la société, des données financières et des données sur le personnel sur la base de notre intérêt légitime à prospecter dans l'intérêt de nos services. Ces données sont conservées pendant 10 ans.

15) Comment DELA traite-t-elle les données à caractère personnel dans le cadre du système de lanceur d'alerte ?

On entend par système de lanceur d'alerte le signalement confidentiel ou anonyme, par des collaborateurs de DELA ou de parties externes, de comportements illégaux, déloyaux ou illicites dans le cadre des activités commerciales du Groupe DELA, le lanceur d'alerte étant protégé contre les représailles. Le notifiant est également appelé lanceur d'alerte.

Si vous êtes un lanceur d'alerte ou une personne citée dans la notification, nous traitons des données à caractère personnel vous concernant.

Lorsque nous recevons une notification, un dossier contenant les détails de la notification est créé. Ce dossier contient l'identité, les coordonnées, la fonction ou la relation avec le Groupe DELA, des informations sur l'infraction et toute autre information que le lanceur d'alerte nous a fournie à son sujet ou au sujet de la personne nommée dans le rapport. Les informations fournies seront traitées confidentiellement.

Nous n'avons pas l'intention de collecter et de traiter des catégories particulières de données à caractère personnel, telles que les informations sur l'origine raciale et ethnique, les informations sur les convictions politiques, les informations sur les convictions religieuses ou philosophiques, les informations relatives à la santé. Toutefois, si nous recevons ces types de catégories particulières de données à caractère personnel dans le cadre d'une notification, nous les traiterons avec le plus haut degré de sécurité et de confidentialité.

Dans certains cas, le lanceur d'alerte peut faire une notification anonyme. Dans ce cas, nous veillerons à ce que l'identité du lanceur d'alerte reste secrète et ne soit pas rendue publique.

Si certaines informations contenues dans la notification ne doivent pas être divulguées dans le cadre d'une enquête, nous demandons au lanceur d'alerte de l'indiquer explicitement dans la notification.

Nous collecterons et traiterons les données à caractère personnel mentionnées ci-dessus dans le seul but de recevoir et de traiter les notifications des lanceurs d'alerte.

Les données à caractère personnel mentionnées dans les notifications des lanceurs d'alerte sur des sujets liés à une notification sont traitées sur la base de notre obligation légale, étant donné que ces informations sont nécessaires pour se conformer à la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé (loi sur la protection des lanceurs d'alerte).

Le traitement de vos données à caractère personnel est également nécessaire à la protection de nos intérêts légitimes pour nous défendre en cas de procédure judiciaire.

Nous veillons à ce que l'identité du lanceur d'alerte et toute autre information permettant de déduire (directement ou indirectement) l'identité du lanceur d'alerte ou de la personne citée dans le rapport ne soient accessibles et consultables que par le(s) responsable(s) de la notification et l'équipe d'enquête (le cas échéant) autorisée à recevoir la notification et à en assurer le suivi.

Toutes les parties internes et externes impliquées dans la réception de la notification, le suivi, l'enquête et les actions de suivi ultérieures sont liées par des obligations légales ou contractuelles strictes afin de préserver la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Ce n'est que si nous sommes légalement tenus de le faire que vos données personnelles peuvent être divulguées aux autorités de contrôle.

Article 3: Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne divulguons pas vos données à caractère personnel à des tiers à des fins commerciales, sauf avec votre consentement préalable.

Toutefois, si cela s'avère nécessaire dans le cadre d'une réorganisation interne ou d'un transfert d'activités, nous pouvons transmettre vos données à d'autres entités du Groupe DELA ou à des tiers susceptibles d'assurer la continuité de nos services. Dans ce cas, nous vous informerons toujours à l'avance dans la mesure du possible, mais vous comprenez que cela n'est pas techniquement ou commercialement possible dans toutes les circonstances.

DELA travaille avec un réseau de courtiers, distributeurs, médiateurs, agents et sous-agents.  Selon la manière dont vous entrez en contact avec DELA, vos données peuvent être échangées avec le courtier, distributeur, médiateur, agent ou sous-agent avec lequel vous êtes en contact ou avec lequel vous souhaitez être en contact.  Si nous partageons vos données de cette manière, nous veillerons à ce que vous en soyez informé aussi ponctuellement et précisément que possible par nous-mêmes et/ou par le courtier, le distributeur, le médiateur, l'agent ou le sous-agent en question

DELA peut désigner des sous-traitants externes pour fournir des services spécifiques. Ces prestataires de services effectueront le traitement des données en notre nom et pour notre compte (en qualité de sous-traitants).  Il s'agit des prestataires de services auxquels nous faisons appel pour nos services généraux d'administration, d'informatique et de comptabilité.  Une liste actualisée des sous-traitants externes avec lesquels des données à caractère personnel sont partagées est disponible sur demande à l'adresse privacy@dela.be

DELA sélectionnera soigneusement les sous-traitants conformément à la législation applicable en matière de protection des données. En outre, DELA veillera à ce que les opérations de traitement soient effectuées conformément aux dispositions de tout contrat écrit et aux réglementations légales en matière de traitement des données.

Nous essayons toujours d'avoir recours dans la mesure du possible à des fournisseurs européens, mais si nous devons faire appel à des tiers non européens, nous veillons à ce que vos données soient autant en sécurité en dehors de l'Europe qu'en Europe. Ainsi, si nécessaire, nous concluons des clauses contractuelles types avec ces partenaires et fournissons des garanties supplémentaires.

Dans de rares cas, nous pouvons être tenus de divulguer des données à caractère personnel sur la base d'une décision de justice ou pour nous conformer à d'autres lois ou réglementations contraignantes. Nous essayons de vous informer au mieux à l'avance, sauf si cela n'est pas possible pour des raisons juridiques.

Article 4: Quels sont vos droits en matière de protection de vos données à caractère personnel ? 

En tant que personne concernée, si les conditions énoncées dans le RGPD sont remplies, vous avez les droits suivants :

Informations sur vos données à caractère personnel : Vous avez le droit de prendre connaissance de vos données à caractère personnel et de l'utilisation que nous en faisons, ou d'en demander une copie, à tout moment et gratuitement.
• Rectification et effacement : vous avez également le droit de demander la rectification ou (dans certains cas) l'effacement de vos données.
• Limitation de traitement : vous pouvez également demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans un certain nombre de cas énumérés dans le RGPD.
• Opposition au traitement de tes données à caractère personnel : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si vous avez des raisons sérieuses et légitimes de le faire qui l'emportent sur notre besoin de traiter tes données, ou de retirer un consentement précédemment donné. Vous avez également toujours le droit de vous opposer à l'utilisation de données à caractère personnel à des fins de marketing direct, même sans avoir à fournir de raison
• Transfert de tes données : Vous avez le droit de demander vos données à caractère personnel sous une forme numérique et lisible et/ou de demander qu'elles soient transférées à un autre fournisseur de services de votre choix.

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, nous vous prions de nous signaler votre demande avec un maximum de précisions. DELA doit, en effet, pouvoir vous identifier afin d'être certaine qu'il s'agit bien de vous et non d'une tierce personne essayant de se faire passer pour vous. Par conséquent, nous pouvons éventuellement vérifier votre identité et demander une copie de votre carte d'identité en cas de doute. Nous sommes joignables par e-mail à l'adresse privacy@dela.be ou par courrier à l'adresse suivante : DELA, à l'att. du Data Protection Officer, Noorderplaats 5 boîte 2, 2000 Anvers.

Enfin, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données s'il apparaît que nous n'avons pas donné suite à une demande fondée sur l'un des droits susmentionnés dans un délai de 30 jours :

APD
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be

Vous pouvez également saisir le tribunal civil pour demander des dommages et intérêts.

Article 5: Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ? 

Nous avons pris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel. Par exemple, notre serveur et nos outils logiciels sont sécurisés par un nom d'utilisateur et un mot de passe, des restrictions d'accès s'appliquent et nous utilisons le cryptage dans la mesure du possible. En outre, nous formons notre personnel à la protection des données, nous disposons de lignes directrices internes en matière de sécurité des données et nous prenons des mesures de sécurité appropriées sous la forme d'un antivirus et d'un pare-feu actualisés.

En aucun cas DELA ne peut être tenue responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d'une utilisation erronée ou illégale par un tiers des données à caractère personnel.

Article 6: Cookies

Notre site web utilise des cookies et des technologies similaires. Cela nous aide à vous offrir une meilleure expérience utilisateur lorsque vous visitez notre site web et nous permet également d'optimiser notre site web. Sans votre consentement préalable, nous n'installons que les cookies strictement nécessaires. Pour tous les autres cookies, nous demandons d'abord votre consentement. Nous-mêmes et des tiers installons des cookies à des fins publicitaires. Dans le menu des préférences, vous choisissez vous-même de les accepter ou non.

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Si vous avez d'autres questions ou commentaires sur le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter par e-mail à privacy@dela.be ou par courrier à DELA SA, à l'attention du Data Protection Officer, Noorderplaats 5, boîte 2, 2000 Anvers.

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