Artikel 1: Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is iedere informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Het kan gaan om de naam en contactgegevens van een persoon, een geboortedatum, een foto en elk ander gegeven dat gekoppeld is of kan worden aan een natuurlijk persoon, waaronder bijvoorbeeld e-mailadres, telefoonnummer (zelfs het telefoonnummer van op het werk) of inlogcode.

Onder verwerking van persoonsgegevens wordt elke bewerking of elk geheel van bewerkingen van persoonsgegevens verstaan. Die bewerkingen zijn bijzonder gevarieerd en hebben onder meer betrekking op verzameling, bewaring, gebruik, wijziging, mededeling van deze gegevens tot en met vernietiging.

Artikel 2: Hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?

1) Wat gebeurt er als u een verzekeringsovereenkomst aanvraagt?

Bij een aanvraag tot polisvoorstel DELA Uitvaartzorgplan (UZPN) verwerken wij persoonsgegevens over u als potentiële verzekeringnemer, verzekerde of begunstigde van een verzekeringsovereenkomst. Wij verwerken in dat geval uw naam, uw adres, uw geboortedatum, uw contactgegevens, uw rekeningnummer, uw geslacht, uw verwantschap met de andere partijen onder dezelfde verzekeringsovereenkomst, uw gezondheidsgegevens, uw rijksregisternummer, en in sommige gevallen een kopie van uw identiteitskaart. Deze gegevens worden ons bezorgd door de verzekeringnemer of de verzekerde of, voor wat betreft gezondheidsgegevens, mogelijks door de behandelde arts.

We verwerken ze omdat dit noodzakelijk is voor het tot stand komen van een verzekeringsovereenkomst en in een aantal gevallen omdat wij daartoe door de wet verplicht zijn. Het gaat dan bijvoorbeeld om verplichtingen uit de verzekeringswetgeving, de antiwitwaswetgeving, terrorismebestrijding, wetgeving die ons verplicht slapende fondsen te rapporteren of andere rapporteringsverplichtingen aan toezichthouders. Dat laatste geldt met name voor kopies van identiteitskaarten en rijksregisternummers.

We bewaren deze gegevens gedurende 5 jaar als u een aanvraag tot polisvoorstel indient maar geen verzekeringsovereenkomst afsluit of tot 30 jaar na het einde van uw klantrelatie als u wel een verzekeringsovereenkomst hebt afgesloten. 

2) Hoe beheren wij onze verzekeringsovereenkomsten? 

Als u de verzekeringnemer, verzekerde of begunstigde van een verzekeringsovereenkomst bent, verwerken wij uw persoonsgegevens in uitvoering van onze overeenkomst ten aanzien van u of, voor wat betreft uw gezondheidsgegevens, omdat u ons daartoe toestemming verleende.

Het beheer van uw verzekeringsovereenkomst omvat onder meer de volgende verwerkingen:

• beoordelen of en onder welke voorwaarden een verzekeringsovereenkomst kan worden gesloten
• de verzekeringsovereenkomst uitvoeren
• het (resterend) kapitaal uitkeren aan de begunstigde(n)
• uw domiciliëring in orde brengen
• uw verzekeringsovereenkomst afkopen, dan wel stopzetten en de afkoopwaarde uitkeren
• statistische en analytische interne rapporten, in principe steeds op anonieme en statistische basis.

Uw gegevens kunnen daarnaast ook gebruikt worden voor onze wettelijk verplichte actuariaatsberekeningen als verzekeraar of voor wettelijk verplichte financiële, fiscale en boekhoudkundige rapporteringsplichten.

Uw gegevens kunnen ook verwerkt worden op basis van ons gerechtvaardigd belang. Dat is bijvoorbeeld zo in deze gevallen:

• om de veiligheid en compliance van onze onderneming te garanderen
• voor het afhandelen van fraudedossiers, juridische dossiers, incidenten
• voor onze interne auditverplichtingen
• voor het maken van studies, (risico-, marketing- en andere) modellen en statistieken
• voor het creëren van synergieën, efficiëntieverhoging of andere organisatorische of procesmatige voordelen
• voor de uitoefening en de verdediging van de rechten van DELA bijvoorbeeld bij geschillen

Bij het beheer van uw klantgegevens verwerken wij uw naam, adres, geboortedatum, contactgegevens, rekeningnummer, geslacht, verwantschap met de andere partijen onder dezelfde verzekeringsovereenkomst, gezondheidsgegevens, rijksregisternummer, mogelijks een kopie van uw identiteitskaart, fiscale en boekhoudkundige gegevens, facturen, briefwisseling en e-mails.

U heeft ons deze gegevens in regel zelf bezorgd of ze werden ons verstrekt door de verzekeringnemer als u zelf enkel begunstigde of verzekerde op een verzekeringsovereenkomst bent.

;Wij bewaren deze gegevens gedurende de ganse duurtijd van uw klantenrelatie met ons en tot 30 jaar na de uitbetaling van het verzekerd kapitaal dan wel de afkoopwaarde.

3) Hoe verwerkt DELA Verzekeringen uw medische gegevens?

DELA Verzekeringen vraagt van u als kandidaat-verzekerde een aantal gezondheidsgegevens op. Voor de verwerking van uw gezondheidsgegevens hebben wij uw uitdrukkelijke toestemming nodig.

Wij vragen uw gezondheidsgegevens op in het kader van de beoordeling, het afsluiten en de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst. Uw gezondheidsgegevens worden verwerkt voor de beoordeling of en onder welke voorwaarden de verzekeringsovereenkomst kan worden gesloten, voor de bepaling van het te verzekeren risico (bepaling hoogte premiebepaling, eventuele wachttijd, alternatief voorstel), voor de uitkering van het verzekerd kapitaal bij overlijden, om bij overlijden na te gaan of uw gezondheidstoestand op het moment van het aangaan van de verzekeringsovereenkomst naar waarheid werd meegedeeld en voor het behandelen van mogelijke geschillen.

Uitsluitend onze adviserend arts beoordeelt en behandelt uw gezondheidsgegevens. Daarnaast worden uw gezondheidsgegevens uitsluitend verstrekt aan de persoon die in het kader van een geschil kennis dient te nemen van uw gezondheidsgegevens (bijvoorbeeld een advocaat).

Voor de verwerking van uw gezondheidsgegevens hebben wij uw uitdrukkelijke toestemming nodig. U heeft als verzekerde het recht om uw uitdrukkelijke toestemming in te trekken. Dit zou mogelijk een impact kunnen hebben op de verdere uitvoering van de verzekeringsovereenkomst en kan er bijvoorbeeld toe leiden dat uw deel van de verzekeringsovereenkomst afgekocht dient te worden. De handelingen die DELA vóór deze intrekking heeft gesteld, blijven geldig.

Intrekking van uw toestemming kan door een schriftelijke, gehandtekende en gedateerde melding via e-mail (privacy@dela.be) of per post (DELA ter attentie van de Data Protection Officer, Noorderplaats 5 bus 2 te 2000 Antwerpen), vergezeld van een kopie van uw identiteitskaart ter identificatie

4) Hoe gaan we om met uw persoonsgegevens in uw MijnDela account

Zowel verzekerden van DELA Verzekeringen als niet-verzekerden kunnen een MijnDELA account aanmaken. Als niet-verzekerde dient u een MijnDELA account aan te maken aan de hand van een e-mail en wachtwoord. Verzekerden bij DELA Verzekeringen kunnen aanvullend aanloggen in MijnDELA via e-ID of itsme.

Indien u verzekerd bent bij DELA Verzekeringen, vindt u in uw persoonlijke MijnDELA account alle relevante informatie over uw klantenrelatie met ons en over de verzekeringsovereenkomst(en) die u bij ons als verzekeringnemer of verzekerde heeft lopen.

Wij verwerken uw gegevens in MijnDELA omdat dat noodzakelijk is voor het beheer van de verzekeringsovereenkomst en het uitvoeren van onze overeenkomst ten aanzien van u.

In die context verwerken wij, net als voor ons algemeen beheer van de verzekeringsovereenkomst, uw naam, adres, geboortedatum, contactgegevens, rekeningnummer, geslacht, verwantschap met de andere partijen onder dezelfde verzekeringsovereenkomst, rijksregisternummer. Als u een wilsbeschikking opslaat in uw MijnDELA account, verwerken we vanzelfsprekend ook de gegevens die u daarin op uw eigen initiatief vermeldt.

U heeft ons deze gegevens in regel zelf bezorgd of ze werden ons verstrekt door de verzekeringnemer.

Wij bewaren uw gegevens gedurende de ganse duurtijd van uw klantenrelatie met ons en tot 30 jaar na de uitbetaling van het verzekerd kapitaal dan wel de afkoopwaarde. De toegang tot de beveiligde omgeving MijnDELA wordt gesloten na afkoop dan wel uitbetaling van het verzekerde kapitaal.

Indien u als niet-verzekerde een MijnDELA account aanmaakt, verwerken wij uw e-mail en wachtwoord. U kan hierop een digitale wilsbeschikking invullen waarin uw uitvaartwensen beschreven staan. De gegevens die we daarnaast over u verwerken, bepaalt u volledig zelf in de digitale wilsbeschikking die u op eigen initiatief invult. Het kan bijvoorbeeld gaan om namen van mensen uit uw persoonlijke omgeving, om uw uitvaartwensen, de naam van uw begrafenisondernemer, uw geloofsovertuiging, etc… Wij verwerken deze gegevens in uitvoering van onze overeenkomst met u (het bewaren van uw wilsbeschikking en uitvaartwensen door DELA op uw vraag).

We verwerken ook analytische gegevens over het gebruik van uw MijnDELA account op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening te verbeteren en onze communicatie en dienstenaanbod zo goed en relevant mogelijk te maken en om de technische veiligheid van MijnDELA te kunnen garanderen.

5) Hoe gaan we om met uw gegevens als u in contact komt met onze klantendienst?

We verwerken mogelijk ook uw persoonsgegevens in de context van onze klantendienst. Dat is bijvoorbeeld het geval als u ons uw klachten of complimenten overmaakt via onze website, per e-mail, brief of telefoon of ook nog als wij klantentevredenheidsonderzoeken uitvoeren.

In die gevallen verwerken wij, afhankelijk van de specifieke situatie, uw naam, aanspreking, e-mailadres, telefoonnummer, de vraag of u al dan niet klant bent, uw polisnummer van uw verzekeringsovereenkomst, de inhoud van uw klacht of compliment, uw antwoorden op ons tevredenheidsonderzoek, uw adresgegevens, uw geboortedatum en afhankelijk van de aard van uw klacht eventueel ook gezondheidsgegevens en uw bankrekeningnummer en eventueel de naam van uw tussenpersoon. De gegevens die we in deze context verwerken, kunnen variëren in functie van de situatie, maar we kijken er steeds op toe dat we niet meer gegevens verwerken dan strikt noodzakelijk is in elke specifieke situatie.

De persoonsgegevens die u in deze context met ons deelt, verkregen we rechtstreeks van u en we gebruiken ze uitsluitend in het kader van de afhandeling van uw klacht of compliment of in het kader van onze klantentevredenheid, op basis van ons gerechtvaardigd belang om aan klantentevredenheid en kwaliteit van dienstverlening te werken.

Na de afhandeling van uw klacht of compliment of na het verwerken van uw reacties op onze klantentevredenheidsonderzoeken bewaren we uw gegevens nog 10 jaar.

6) Hoe verwerkt DELA Verzorgen uw persoonsgegevens?

DELA Verzorgen is wat betreft uitvaart, nabestaandenzorg en repatriëring verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

6.1. Uitvaart

DELA zorgt wat betreft de uitvaart voor vervoer van het lichaam van de overledene, het opzetten van een regelgesprek met de nabestaanden voor de praktische regeling van de uitvaart, het opvragen van de akte van overlijden, de administratieve afhandeling van praktisch formaliteiten in het kader van de uitvaart (aanvraag tot crematie, asbestemming, concessie), het opmaken en bestellen van drukwerk, het online plaatsen van de rouwbrief (mits expliciete toestemming), het uitwerken van de uitvaartplechtigheid en het uitvoeren van de uitvaartplechtigheid. Voor u als klant (nabestaande, contactpersoon) gebeurt dat als onderdeel van de uitvoering van onze overeenkomst met u.

DELA verwerkt hiervoor (in functie van elk individueel dossier) onder andere de volgende gegevens

Voor wat betreft de overledene: naam, voornaam, geboorteplaats- en datum, bestemming van het lichaam van de overledene, overlijdensattest.

Voor wat betreft de klant: naam, voornaam, verwantschap met de overledene, telefoonnummer, e-mailadres, adres van het regelgesprek, geboortedatum, geboorteplaats

Voorts verwerkt DELA beeldopnamen tijdens de uitvaart, toegangscontrole in uitvaartcentra, gebeurlijk ook contactgegevens arts, bewindvoerder, politie, OCMW of andere instanties en andere gebeurlijk vereiste gegevens.

DELA bewaart deze gegevens gedurende 20 jaar tijd, met uitzondering van beeldopnamen en camerabewakingsbeelden, die maar 4 weken bewaard blijven.

In het kader van de praktische opvolging bij overlijden en het onderhouden van het contactennetwerk dat nodig is voor DELA om haar diensten te kunnen verzekeren worden echter ook contactgegevens van derden verwerkt (openbare diensten, transportdiensten, artsen, OCMW, sociale diensten van de gemeente, nabestaanden, bedienaren van erediensten, uitvaartcentra, ...). Hun gegevens worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van DELA om voor haar klanten de eerste ondersteuning bij overlijden te kunnen verzekeren of in het geval van het opvragen van de overlijdensakte en het afhandelen van het overledenentransport omdat er een wettelijke verplichting bestaat om de nodige administratieve formaliteiten te vervullen. DELA bewaart deze gegevens gedurende 20 jaar.

6.2. Nabestaandenzorg

DELA zorgt wat betreft nabestaandenzorg voor begeleiding van de nabestaanden bij de afhandeling van administratieve formaliteiten naar aanleiding van het overlijden en voor adviesverlening aan de nabestaanden betreffende de verplichtingen in het kader van de aangifte van de nalatenschap en doorverwijzing naar specialisten terzake.

In deze context verwerkt DELA uw naam, adres, e-mail, telefoonnummer, geslacht, taal en uw referentie- of klantnummer. In sommige gevallen (bijvoorbeeld als overheden of derden daarom verzoeken) kunnen wij ook uw identiteitskaartnummer, uw burgerlijke staat en de identiteitsgegevens van uw kinderen verwerken, samen met identiteitsgegevens van de overledene.

DELA bewaart deze gegevens gedurende 10 jaar.

6.3. Repatriëring

DELA regelt uw repatriëringen van A tot Z, ongeacht het land van overlijden of het land van bestemming en ongeacht de nationaliteit of religie van de overledene, veelal voor rekening van Belgische en buitenlandse reisbijstandverzekeraars, alarmcentrales, begrafenisondernemers, ambassades en consulaten, bedrijven met medewerkers in het buitenland of met buitenlanders in hun Belgische zetel.

Zodra DELA op de hoogte gesteld wordt van een overlijden, start haar praktische hulpverlening, die erop gericht is om het vervoer van de overledene te organiseren. DELA zorgt hierbij voor vervoer van het lichaam en alle daarmee samenhangende administratieve verplichtingen, inclusief bijvoorbeeld het opvragen van de akte van overlijden, het bekomen van alle nodige toelatingen en transportdocumenten en het effectief organiseren van het transport.

DELA verwerkt hiervoor (in functie van elk individueel dossier) onder andere

• Voor wat betreft de overledene: de naam, voornaam, geboorteplaats- en datum, en plaats overlijden.
• Voor wat betreft de opdrachtgever: de naam, voornaam, verwantschap met de overledene, adres, telefoonnummer, e-mail, taal, geboortedatum, geboorteplaats. Indien noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst: kopie identiteitskaart, huwelijksakte, scheidingsakte, geboorteakte, kopie huwelijksboekje, attest van woonst, aktes en attesten voor transport en repatriëring.

DELA bewaart deze gegevens gedurende 10 jaar tijd.

In het kader van de praktische opvolging bij overlijden en het onderhouden van het contactennetwerk dat nodig is voor DELA om haar diensten te kunnen verzekeren in binnen- en buitenland worden echter ook contactgegevens van derden verwerkt (buitenlandse overheden, ambassades en consulaten, douane, transportdiensten, artsen, ...). Hun gegevens worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van DELA om voor haar klanten de eerste ondersteuning bij overlijden te kunnen verzekeren of in sommige gevallen omdat er een wettelijke verplichting bestaat om de nodige administratieve formaliteiten te vervullen met het oog op de repatriëring van een overledene.

DELA bewaart deze gegevens gedurende de periode dat de contactpersonen actief zijn.

7) Wat gebeurt er als u onze websites bezoekt?

Als u onze website bezoekt en daar één van onze contactformulieren invult om informatie op te vragen, om een afspraak te maken, om een rouwtekst aan te vragen of om een brochure te downloaden, verwerken wij de gegevens die u daar invult. Doorgaans zijn dat uw naam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, uw polisnummer indien u een verzekeringsovereenkomst afsloot en de inhoudelijke velden in het formulier (bvb afspraakverzoek, informatieaanvragen, …). Wij verwerken deze gegevens in uitvoering van een overeenkomst met u (het afhandelen van uw verzoek op uw initiatief) en bewaren de gegevens uit deze formulieren tot 6 maanden.

U kan op onze website een premieberekening simuleren. Dit geeft u als potentiële klant van DELA Verzekeringen een indicatie van de premie die u verschuldigd zou zijn als u effectief een verzekeringsovereenkomst zou afsluiten bij ons. U deelt in dat geval zelf uw naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, e-mail en gezinssamenstelling met ons, die we vervolgens verwerken om onze overeenkomst met u (het berekenen van een premie-indicatie omdat u daarom verzocht heeft) uit te voeren. De gegevens die u zo met ons deelt, blijven 6 maanden bewaard.

Het kan gebeuren dat u op onze website terechtkomt voor een aanvraag tot premieberekening voor een verzekeringsovereenkomst na het lezen van een artikel op de website of in een e-mail van één van onze partners of één van de tussenpersonen in ons netwerk. In dat geval verwerken we bovendien de analytische data die ons toelaat de link te leggen met het artikel of de mailing die u naar ons doorverwees. Wij doen dat op basis van ons gerechtvaardigd belang om de terugkoppeling met onze partners en tussenpersonen mogelijk te maken en de resultaten van onze communicatiecampagnes te meten. Deze analytische gegevens worden tot 2 jaar bewaard.

Op onze website vindt u ook een livechat waarmee u rechtstreeks in contact kan komen met onze communicatiemedewerkers en een chatbot die u geautomatiseerde antwoorden op veel voorkomende vragen kan geven. Als u als bestaande DELA-klant gebruikmaakt van deze livechat of chatbot, verwerken wij uw naam, uw e-mailadres, uw geboortedatum, uw polisnummer van uw verzekeringsovereenkomst en de inhoud van de livechat zelf. Als u nog geen klant bent, deelt u met ons enkel de inhoud van de chat zelf. We doen dit in uitvoering van een overeenkomst met u (het beantwoorden van uw vragen op uw verzoek daartoe). We verwerken ook statistische en technische gegevens verbonden aan de chatsessie die ons toelaten het gebruik van de livechat en chatbot te analyseren en de werking ervan te verbeteren. We doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening permanent te verbeteren. Chatsessies worden tot 9 maanden bewaard.

Als u een uitvaart bij DELA regelt, kan er een online rouwregister aangelegd worden waarop, enkel mits toestemming van de opdrachtgever, de rouwbrief wordt geplaatst. Deze rouwbrief wordt bewaard op het online rouwregister totdat de opdrachtgever van de uitvaart, die in deze verantwoordelijk is voor deze verwerking, beslist om de rouwbrief te verwijderen. We verwerken verder namen, adressen, e-mailadressen en alle gegevens die u zelf opneemt in het online rouwregister of die bezoekers van het rouwregister hierop achterlaten. De verwerking in het kader van het online rouwregister doen we ten aanzien van de opdrachtgever van de uitvaart op basis van zijn expliciete toestemming. Bezoekers van het online rouwregister kunnen condoleances achterlaten, ze kunnen er een virtueel kaarsje branden en bloemen bestellen. Hun gegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en de bestel- en betaalgegevens voor bloemen verwerken we op basis van de uitvoering van een dienstverleningsovereenkomst die we met hen aangaan. Deze gegevens worden bewaard zo lang het rouwregister zelf bewaard wordt. Het online rouwregister kan omgezet worden in een gedrukt herinneringsboekje op vraag van de nabestaanden van de overledene, waarbij een volledige kopie van alle condoleanceberichten, kaarsen en bloemen op papier gedrukt wordt voor de nabestaanden. Dit boekje blijft vanzelfsprekend bij de nabestaanden achter zonder dat DELA hiervan een kopie bewaart. Ongepaste condoleances kunnen verwijderd worden, indien u een ongepaste condoleance rapporteert, vragen wij uw e-mailadres op als controlemiddel om misbruik te voorkomen.

Als u onze website bezoekt, vragen wij u ook toestemming om cookies te mogen plaatsen (zie verder in het hoofdstuk “Cookies” voor meer informatie over ons gebruik van cookies). Als u ons toestemming geeft om analytische cookies te plaatsen, verzamelen wij analytische informatie over uw surfgedrag op onze website, zoals uw IP-adres, uw (beperkte) locatiegegevens, uw unieke online ID, informatie over het toestel dat u gebruikt om onze website te bezoeken, de website vanaf dewelke u doorklikte naar onze website en uw surfgedrag op onze website. We doen dit om op basis van uw voorkeuren uw gebruikservaring op onze website te verbeteren en te individualiseren. We willen u met andere woorden vooral de inhoud tonen die u écht interesseert. We bewaren deze gegevens 2 jaar.

8) Wat gebeurt er met telefoon- en chatgesprekken?

Zakelijke telefoon- en chatgesprekken kunnen door ons worden bewaard. Dit doen wij omwille van kwaliteitsmonitoring. Om onze dienstverlening en daarmee de kwaliteit van onze service te optimaliseren, doen wij aan kwaliteitsmonitoring. Ook kunnen wij hiermee aantonen dat wij voldoen aan wet- en regelgeving. Een voorbeeld is de informatieverplichting die wij op grond van de privacyregelgeving tegenover u hebben.

Telefoongesprekken worden maximaal 6 maanden bewaard. Daarna worden de gegevens vernietigd.

Belangrijk om te weten:

• Als wij uw gesprek bewaren, dan vertellen wij u dit voorafgaand aan het gesprek
• Wij gaan integer en zorgvuldig om met bewaarde gespreksbestanden
• Wij gebruiken de gesprekken niet voor andere doelen dan de hierboven genoemde
• De bestanden worden niet aan derden verstrekt, tenzij dit verplicht is op grond van wet- en regelgeving.

9) Welke gegevens verwerken we als we newsletters of andere communicatie uitsturen

DELA verzendt geregeld newsletters, mailings en andere communicatie aan haar klanten, aan tussenpersonen in haar netwerk of aan iedereen die vrijwillig inschrijft en vraagt om de communicatie van de DELA Groep te ontvangen.

We verwerken uw naam, uw e-mail, uw aanschrijving (de heer / Mevrouw), uw taalvoorkeur. Als u een van onze tussenpersonen bent, verwerken we ook uw broker ID en uw bedrijfsgegevens. Deze gegevens hebben we rechtstreeks van u gekregen.

Sommige van onze communicatie wordt gesegmenteerd in functie van uw interesses, uw woonplaats, uw leeftijd of andere persoonlijke criteria. In dat geval verwerken we ook de criteria die ons toelaten om onze communicatie af te stemmen op uw persoonlijke verwachtingen en interesses. Deze gegevens heeft u zelf en op eigen initiatief met ons gedeeld.

Als u een bestaande klant bent of één van de tussenpersonen in ons netwerk, hebben wij een gerechtvaardigd belang om uw gegevens te gebruiken in deze context. Als u nog geen klant bent, heeft u ons voorafgaand de toestemming gegeven om u te contacteren.

We verwerken ook de analytische gegevens die ons toelaten om de efficiëntie van onze communicatiecampagnes te meten. Deze gegevens worden gegenereerd door onze mailingtoepassingen en worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om analytische data over lezersgedrag te verzamelen en onze communicatie naar u toe op basis daarvan te verbeteren.

We bewaren uw gegevens in onze communicatiedatabase totdat u zich uitschrijft of gedurende 2 jaar na de laatste keer dat we contact met u hebben gehad (e-mail, telefoon, klantcontact, correspondentie, deelname aan onze evenementen, etc.).

10) Hoe gaan we om met uw persoonsgegevens op onze social media en in onze online marketing?

Om u een gepersonaliseerde gebruikerservaring en gepersonaliseerde communicatie en productvoorstellen te kunnen aanbieden als bestaande of toekomstige DELA-klant, bewaart DELA uw persoonlijke profiel. Hiervoor gebruiken we uw contactgegevens, uw aangegeven voorkeuren, uw klantenhistoriek en uw interacties met ons. We bewaren uw profiel tot 5 jaar na uw laatste interactie met ons of, als u tussentijds klant wordt, tot 5 jaar na het einde van uw klantenrelatie met ons. Indien u nog geen klant bent bij ons geeft u hiervoor toestemming als u vraagt om op de hoogte gehouden te worden over onze producten en diensten.

DELA gebruikt ook social media-accounts. U vindt ons bijvoorbeeld op Facebook, Instagram, Messenger, LinkedIn, Google en YouTube. Als u onze social media bezoekt, is het in de eerste plaats van belang te weten dat u daarbij persoonsgegevens deelt met het bedrijf dat eigenaar is van het social medium in kwestie. Dit gebeurt buiten onze controle en verantwoordelijkheid. Als u wilt weten hoe social media omgaan met uw gegevens, raden we u aan de privacyverklaring van elk social medium aandachtig te lezen.

Als u met ons in interactie gaat op onze social media, deelt u ook persoonsgegevens met ons. U doet dat op eigen initiatief en wij hebben een gerechtvaardigd belang om deze gegevens te verwerken in de context van ons contact met u. Welke gegevens we precies verwerken, hangt volledig van u af. U deelt met ons potentieel bijvoorbeeld uw profielnaam of gebruikersnaam, uw echte naam, uw foto, uw polisnummer, uw adresgegevens, en elke inhoudelijke vraag die u ons stelt of comment die u achterlaat.

Berichten die u achterlaat op onze bedrijfspagina's blijven staan tot u ze zelf weer verwijderd. Eén-op-één communicatie met u via social media bewaren we gedurende 6 maanden.

DELA voert ook gerichte advertentiecampagnes in samenwerking met derde partners. Hiermee trachten wij onze boodschap te richten op precies die doelgroep die interesse heeft in onze producten en diensten en niet aan andere mensen die onze boodschap liever niet ontvangen. Om dit te kunnen doen werken we samen met partners die onze advertenties vertonen op hun website als u die website bezoekt. We doen dit op basis van gegevens over u waarover onze partners beschikken, maar waar wij zelf geen toegang toe hebben. Wijzelf verzamelen uitsluitend analytische gegevens die ons toelaten de efficiëntie van onze communicatiecampagnes te meten zodra u op onze website terechtkomt en doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze online communicatie te optimaliseren. Het gaat met name om uw IP-adres, uw (beperkte) locatiegegevens, uw unieke online ID, informatie over het toestel dat u gebruikt om onze website te bezoeken, de website vanaf dewelke u doorklikte naar onze website en uw surfgedrag op onze website. We bewaren deze gegevens gedurende 6 maanden. Zodra u op onze website andere gegevens met ons deelt, bijvoorbeeld omdat u een formulier invult of een premieberekening maakt, verzamelen wij vanzelfsprekend in die context ook andere gegevens over u, zoals we onder de relevante titels in de privacyverklaring uitleggen.

Als u reeds klant bent bij DELA, trachten wij overigens ook om u onze advertenties niet meer nodeloos opnieuw te tonen als u surft op andere websites. Op basis van de persoonsgegevens die wij sowieso al over u hebben als klant (zie ook “Hoe beheren wij onze verzekeringsovereenkomsten”), trachten wij u uit te sluiten uit de doelgroepen voor onze online reclamecampagnes. We hebben een gerechtvaardigd belang om u als klant niet nodeloos te storen en om onze eigen communicatie te optimaliseren.

11) Hoe verwerken we uw persoonsgegevens in het kader van onze evenementen?

DELA Groep organiseert evenementen zoals herinneringsdiensten, informatieavonden over rouw en successie of is aanwezig op beurzen en organisaties van derden. We verzenden ook uitnodigingen hiervoor per post of per e-mail. In die context verwerken we persoonsgegevens van aanwezigen zoals hun naam, adres, e-mail en telefoonnummer. We doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze relatie met onze klanten en potentiële toekomstige klanten te onderhouden. Gegevens van deelnemers worden 1 jaar na het evenement, de herinneringsdienst of de informatieavond bewaard.

12) Hoe verwerking we uw persoonsgegevens binnen coöperatie DELA?

Coöperatie DELA is een zelfstandige juridische entiteit die over de landsgrenzen heen als doel heeft voor haar leden een waardig en betaalbaar afscheid mogelijk te maken.

Als u lid wordt van coöperatie DELA, worden uw persoonsgegevens niet enkel door DELA verwerkt, maar ook door coöperatie DELA, als afgescheiden en zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Coöperatie DELA verwerkt zo uw naam, uw adres, uw e-mailadres, uw aanspreking, uw taalvoorkeur, uw polisnummer van uw verzekeringsovereenkomst, uw gezinssamenstelling, uw geboortedatum en andere persoonsgegevens die u gebeurlijk deelt met coöperatie DELA.

Coöperatie DELA verwerkt uw persoonsgegevens in uitvoering van uw lidmaatschapsovereenkomst voor haar ledenbeheer, om u te infomeren over haar activiteiten, om u op de hoogte te houden van voordelen verbonden aan het lidmaatschap van coöperatie DELA en om uw intekening op deze voordelen administratief af te handelen of voor haar interne activiteiten zoals ledenpannels, geschillencommissies, de Successio helpdesk, het organiseren van Themadagen, etc... 

Coöperatie DELA verzendt ook reclamemails en -mailings aan niet-leden. Dit gebeurt vanzelfsprekend alleen met voorafgaande toestemming.

Uw persoonsgegevens worden door coöperatie DELA bewaard zolang u lid blijft van coöperatie DELA. Persoonsgegevens van ex-leden worden verwijderd binnen ten laatste 12 maanden na het einde van het lidmaatschap.

13) Hoe verwerkt DELA de persoonsgegevens van de tussenpersoon in het netwerk van DELA Verzekeringen?

Als u als tussenpersoon (makelaar, distributeur, bemiddelaar, agent of sub-agent) optreedt voor DELA Verzekeringen verwerken wij in de context van onze samenwerking en afhankelijk van de precieze aard van die samenwerking, uw naam en (bedrijfs-)adres, uw KBO/BTW nummer, uw producent nummer, uw FSMA nummer, uw broker ID, uw nationaliteit, uw e-mailadres, uw telefoonnummer, uw bankrekeningnummer, contactpersonen voor DELA binnen uw bedrijf, uw taal, uw geboortedatum en geboorteplaats, uw handtekening, een kopie van uw ID-kaart. We verwerken ook gegevens over de verzekeringsovereenkomsten of klantencontacten die aan u gelinkt zijn en administratieve, contractuele en analytische gegevens over uw commerciële relatie met ons, uw activiteiten voor of namens ons, de door u gevolgde opleidingen en bijscholingen.

Wij verwerken deze gegevens omdat dit noodzakelijk is om onze samenwerkingsovereenkomst met u te kunnen uitvoeren, om onze administratie te kunnen voeren, om uw commissies te kunnen betalen en om onze dienstverlening aan onze klanten te kunnen verzekeren of ook nog als onderdeel van de opleidingen en events die wij voor u organiseren.

Alle gegevens die wij over u als tussenpersoon verwerken, hebt u ons zelf meegedeeld.

We bewaren deze gegevens voor de ganse duur van onze samenwerking en tot 10 jaren na het einde daarvan.

14) Hoe verwerkt DELA de persoonsgegevens van leveranciers en derden

Als u een leverancier van DELA Groep bent, verwerken we vanzelfsprekend uw leveranciersgegevens. Het gaat gewoonlijk om uw vennootschapsgegevens, contactgegevens van uw betrokken personeelsleden, financiële en facturatiegegevens. Deze gegevens deelt u als leverancier zelf met ons en we verwerken ze in uitvoering van onze overeenkomst(en) met u. We bewaren ze conform onze boekhoudkundige verplichtingen gedurende 10 jaar.

Bij het leveren van onze diensten, verwerken wij gebeurlijk ook persoonsgegevens van derde partijen. Het kan hierbij gaan om bewindvoerders, volmachthouders, artsen en geneesheren, zaakwaarnemers, schuldbemiddelaars, OCMW-medewerkers, advocaten, notarissen, begrafenisondernemers, nazorgconsulenten, uitvaartcentra, bedienaars van erediensten, … Wij verwerken in dat geval naam- en contactgegevens, facturatie- en contractgegevens, bewijzen van mandaat, rekeningnummers.

Deze gegevens worden steeds verwerkt omdat dat noodzakelijk is onze overeenkomsten met onze klanten te kunnen uitvoeren en wij daarom een gerechtvaardigd belang hebben om in de context daarvan de gegevens van deze derden te verwerken of op basis van de overeenkomst die wij met de betrokken derde gebeurlijk hebben afgesloten of nog zullen afsluiten.

De gegevens van zulke derden ontvangen we van de derde zelf, van onze klanten of van derde partijen die ze ons bezorgen. We gebruiken ze uitsluitend voor de doeleinden waarvoor ze ons bezorgd werden en bewaren ze, afhankelijk van de situatie, niet langer dan noodzakelijk om aan onze contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen.

Wij prospecteren gebeurlijk ook actief naar partners of naar potentiële over te nemen uitvaartcentra en begrafenisondernemers en verwerken in die context op basis van ons gerechtvaardigd belang om aan prospectie te doen in het belang van onze dienstverlening namen, contactgegevens, vennootschapsgegevens, financiële gegevens, personeelsgegevens. Deze gegevens worden 10 jaar bewaard.

15) Hoe verwerkt DELA persoonsgegevens in het kader van het klokkenluiderssysteem

Klokkenluiden betekent de vertrouwelijke of anonieme melding door werknemers van DELA of externe partijen van illegaal, oneerlijk of onrechtmatig gedrag binnen de bedrijfsactiviteiten van DELA Groep, waarbij de melder wordt beschermd tegen vergelding. De melder wordt ook de Klokkenluider genoemd.

Wanneer u een Klokkenluider bent of een persoon die in de melding genoemd wordt, verwerken wij persoonsgegevens van u.

Als wij een melding ontvangen, wordt een dossier met de gegevens van de melding aangemaakt. Dit dossier bevat de identiteit, contactgegevens, functie of relatie tot DELA Groep, informatie over de inbreuk, en alle andere informatie die de Klokkenluider ons heeft bezorgd over zichzelf of over de persoon die in de melding genoemd wordt. Wij zullen de verstrekte informatie vertrouwelijk behandelen.

Wij zijn niet van plan om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, zoals informatie over raciale en etnische afkomst, informatie over politieke overtuigingen, informatie over religieuze of filosofische overtuigingen, informatie met betrekking tot de gezondheid. Indien wij echter in het kader van een melding dit soort bijzondere categorieën van persoonsgegevens ontvangen, dan zullen wij deze gegevens met de hoogste mate van veiligheid en vertrouwelijkheid behandelen.

In sommige gevallen kan de Klokkenluider anoniem melden. In dat geval zullen wij ervoor zorgen dat de identiteit van de Klokkenluider geheim blijft en niet openbaar wordt gemaakt.

Indien er bepaalde informatie in de melding niet mag worden vrijgegeven in de context van een onderzoek, vragen wij de Klokkenluider om dit expliciet in de melding aan te geven.

Wij zullen de hierboven genoemde persoonsgegevens louter verzamelen en verwerken om klokkenluidersmeldingen te ontvangen en te behandelen.

Persoonsgegevens die worden vermeld in klokkenluidersmeldingen over onderwerpen die verband houden met een melding, worden verwerkt op basis van onze wettelijke verplichting, aangezien deze informatie nodig is om te voldoen aan de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (Klokkenluiderswet).

De verwerking van uw persoonsgegevens is ook noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen om onszelf te verdedigen in geval van juridische procedures.

Wij dragen er zorg voor dat de identiteit van de Klokkenluider, en alle andere informatie waaruit de identiteit van de Klokkenluider of de persoon die in de melding genoemd wordt (direct of indirect) kan worden afgeleid, enkel toegankelijk zijn en geraadpleegd kunnen worden door de meldingsbeheerder(s) en het onderzoeksteam (indien van toepassing) die bevoegd zijn om de melding te ontvangen en verder op te volgen.

Alle interne en externe partijen die betrokken zijn bij de ontvangst van de melding, de opvolging, het onderzoek en de verdere vervolgacties, zijn gebonden aan strikte wettelijke of contractuele verplichtingen om uw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te houden.

Alleen indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instanties.

Artikel 3: Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derden voor commerciële redenen, behalve met uw voorafgaande toestemming.

Indien nodig voor de interne reorganisatie of overdracht van activiteiten, kunnen wij wel uw gegevens doorgeven aan andere entiteiten binnen de DELA Groep of aan derden die de continuïteit van onze dienstverlening eventueel zouden garanderen. Wij zullen u in dat geval steeds in de mate van het mogelijke vooraf informeren, maar u begrijpt dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is.

DELA werkt met een netwerk van makelaars, distributeurs, bemiddelaars, agenten en sub-agenten. Afhankelijk van de wijze waarop u met DELA in contact komt, kunnen uw gegevens uitgewisseld worden met de makelaar, distributeur, bemiddelaar, agent of sub-agent waarmee u in contact staat of waarmee u in contact wil komen. Als wij uw gegevens op deze wijze delen, zorgen wij ervoor dat u hiervan zo stipt en precies mogelijk op de hoogte gehouden wordt door onszelf en/of door de makelaar, distributeur, bemiddelaar, agent of sub-agent in kwestie.

DELA kan externe verwerkers aanstellen om specifieke diensten te verlenen. Deze dienstverleners zullen gegevensverwerkingen uitvoeren namens ons en in opdracht van ons (in de hoedanigheid van verwerker). Het gaat hierbij om de dienstverleners waarop wij beroep doen voor onze brede administratie, informatica en boekhouding. Een up to date lijst van de externe verwerkers waarmee persoonsgegevens gedeeld worden is beschikbaar op aanvraag via privacy@dela.be.

DELA zal verwerkers zorgvuldig selecteren in overeenstemming met de van toepassing zijnde wetgeving inzake gegevensbescherming. Daarnaast zal DELA ervoor zorgen dat de verwerkingen worden uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van een eventueel schriftelijk contract en met wettelijke regelgeving op het gebied van gegevensverwerking.

Wij proberen steeds maximaal gebruik te maken van Europese leveranciers, maar als we beroep moeten doen op niet-Europese derden zorgen we ervoor dat uw gegevens buiten Europa even veilig zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig Standaard Contractuele Clausules af met deze partners en zorgen we voor bijkomende waarborgen.

In zeldzame gevallen kunnen wij verplicht zijn om persoonsgegevens bekend te maken op basis van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving. Wij proberen u naar best vermogen vooraf te informeren, tenzij dat om wettelijke redenen niet kan.

Artikel 4: Wat zijn uw rechten met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens?

Als betrokkene hebt u, indien de voorwaarden vervuld zijn zoals vermeld in de AVG, recht op:

• Informatie over uw persoonsgegevens: U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens en van het gebruik dat wij van die persoonsgegevens maken of om er een kopie van te vragen.
• Rechtzetting en wissing: U hebt ook het recht om de verbetering of (in sommige gevallen) verwijdering van uw gegevens te vragen.
• Beperking van de verwerking: U mag in een aantal gevallen opgesomd in de AVG ook vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
Bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens: U hebt het recht om u te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als u daar ernstige en legitieme redenen voor hebt die onze noodzaak om uw gegevens te verwerken overstijgen of om een eerder gegeven toestemming in te trekken. U hebt ook steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, zelfs zonder daarvoor een reden te moeten aangeven.
• Het overdragen van uw gegevens: U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens in digitale en leesbare vorm op te vragen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen aan een andere dienstverlener van uw keuze.

Mocht u van één van deze rechten willen gebruik maken, laat het ons dan zo specifiek mogelijk weten. Bij het uitoefenen van uw rechten dient DELA uw identiteit te kunnen verifiëren om te vermijden dat iemand anders zich voor u voordoet. Daarom kunnen wij eventueel uw identiteit verifiëren en bij twijfel kopie van uw identiteitskaart vragen. U kan ons bereiken via e-mail ter attentie van privacy@dela.be of per post op volgend adres: DELA, tav Data Protection Officer, Noorderplaats 5 bus 2 te 2000 Antwerpen.

Tenslotte hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit als blijkt dat wij niet binnen 30 dagen passend gevolg gegeven hebben aan een verzoek op basis van één van de hierboven vermelde rechten:

GBA / APD
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel : +32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be

U kan ook terecht voor de burgerlijke rechtbank voor het vorderen van schadevergoeding.

Artikel 5: Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Wij hebben de gepaste veiligheidsmaatregelen genomen op technisch en organisatorisch vlak om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen. Zo zijn onze server en softwaretools beveiligd met een username en paswoord, gelden er toegangsbeperkingen en passen we waar mogelijk encryptie toe. Verder voorzien wij opleidingen aan ons personeel inzake gegevensbescherming, hebben wij interne richtlijnen rond dataveiligheid en nemen we de gepaste beveiliging in de vorm van up to date antivirus en firewall beveiliging.

In geen geval kan DELA aansprakelijk gehouden worden voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

Artikel 6: Cookies

Onze website gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën. Dit helpt ons om u een betere gebruikerservaring te bieden wanneer u onze website bezoekt en laat ons ook toe onze website te optimaliseren. Zonder uw voorafgaande toestemming plaatsen wij uitsluitend strikt noodzakelijke cookies. Voor alle andere cookies vragen wij eerst uw toestemming. Zowel wij als derde partijen plaatsen cookies voor advertentiedoeleinden. In het voorkeurenmenu kies u zelf of u deze wil accepteren.

Onderstaande cookielijst geeft u een overzicht van de cookies die onze website gebruikt.

Als u vaststelt dat andere cookies via onze website geplaatst worden, danken wij u ons daarvan onmiddellijk te verwittigen, zodat wij de nodige aanpassingen kunnen doen.

We geven u zo veel mogelijk informatie over cookies geplaatst door derde partijen. Als u toch meer wil weten, verwijzen we u graag naar de privacyverklaringen van deze partijen op hun respectieve websites. Let op: wij oefenen geen enkele invloed uit op de inhoud van die verklaringen, noch op de inhoud van de cookies van deze derde partijen.

Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u gevraagd om onze cookies te aanvaarden. U kan nadien uw keuzes op elk ogenblik zelf beheren.

Als u verder nog vragen of opmerkingen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, contacteer ons dan per e-mail naar privacy@dela.be of per post naar nv DELA Noorderplaats 5, bus 2, 2000 Antwerpen.

Meer informatie over cookies vindt u ook op: www.allaboutcookies.org.

Meer informatie over online behavioural advertising en online privacy vindt u hier: www.youronlinechoices.eu.