Privacyverklaring DELA

ARTIKEL 1: ALGEMEEN

1.1 DELA respecteert jouw privacy

DELA hecht veel belang aan jouw privacy en wenst (jouw) persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. Wij behandelen jouw gegevens geheel in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe DELA persoonsgegevens over jou verwerkt. Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die DELA verwerkt. Het kan gaan om persoonsgegevens van jou als verzekeringnemer, verzekerde, begunstigde, verzekeringstussenpersoon, klant bij een DELA Uitvaartondernemer, bezoeker op onze websites, sollicitant, leverancier enz.

1.2 Wie is DELA?

DELA is dé uitvaartspecialist in België die actief is op het vlak van verzekeren en het verzorgen van uitvaarten.

Onder DELA wordt verstaan in deze privacyverklaring

1. DELA Verzekeringen
   - DELA Natura- en Levensverzekeringen N.V., Belgisch bijkantoor met ondernemingsnr. 0665.931.229 gevestigd te Noorderplaats 5 bus 2, 2000 Antwerpen, bijkantoor van DELA Natura- en Levensverzekeringen N.V., vennootschap naar Nederlands recht (KvK-nummer 17078393), gelegen te Oude Stadsgracht 1, 5611DD Eindhoven, NL, toegelaten voor Tak 21 levensverzekeringen onder codenummer 2864; en
   - DELA Enterprises NV, vennootschap naar Belgisch recht met ondernemingsnr. 0891.199.079, gevestigd te Noorderplaats 5 bus 2, 2000 Antwerpen.
   
   
2. DELA Verzorgen
   - DELA Funerals Assistance 1 BV, vennootschap naar Belgisch recht met ondernemingsnr. 0464.914.763 gevestigd te Noorderplaats 5 bus 2, 2000 Antwerpen;
   - Crematorium Vilvoorde NV, vennootschap naar Belgisch recht met ondernemingsnr. 0439.889.357 gevestigd te Havendoklaan 1, 1800 Vilvoorde;
   - Crematorium Brugge NV, vennootschap naar Belgisch recht met ondernemingsnr. 0430.453.930 gevestigd te Noorderplaats 5, bus 2, 2000 Antwerpen; en
   - Hainaut Crémation NV, vennootschap naar Belgisch recht met ondernemingsnr. 0434.795.075 gevestigd te Chemin de l'Oasis 2, 7000 Mons.
   
   
3. DELA Holding
   - DELA Holding Belgium NV, vennootschap naar Belgisch recht met ondernemingsnr. 0464.914.763 gevestigd te Noorderplaats 5 bus 2, 2000 Antwerpen.

DELA wordt tezamen met DELA Coöperatie U.A., gevestigd te 5611 DD Eindhoven (Nederland), Oude Stadsgracht 1 (hierna “coöperatie DELA”) “DELA Groep” genoemd.

Deze Privacyverklaring betreft in hoofdzaak de verwerking van persoonsgegevens door DELA. In Artikel 10 van deze Privacyverklaring vindt u meer informatie in verband met de verwerking van persoonsgegevens door coöperatie DELA.

1.3 Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is iedere informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Het kan gaan om de naam en contactgegevens van een persoon, een geboortedatum, een foto en elk ander gegeven dat gekoppeld is of kan worden aan een natuurlijk persoon, waaronder bijvoorbeeld e-mailadres, telefoonnummer (zelfs het telefoonnummer van op het werk), polisnummer of inlogcode.

Onder verwerking van persoonsgegevens wordt elke bewerking of elk geheel van bewerkingen van persoonsgegevens verstaan. Die bewerkingen zijn bijzonder gevarieerd en hebben onder meer betrekking op verzameling, bewaring, gebruik, wijziging, mededeling van deze gegevens tot en met vernietiging.  

1.4 Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

DELA Verzekeringen is wat betreft verzekeren verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. De afzonderlijke juridische entiteiten binnen DELA Verzorgen zijn wat betreft verzorgen (uitvaart, crematie, repatriëring en nabestaandenzorg) verantwoordelijk voor de respectievelijke verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit houdt in dat zij de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepalen en dat zij verantwoordelijk zijn voor de naleving van de wettelijke vereisten. Coöperatie DELA is wat betreft de activiteiten van de coöperatie en jouw lidmaatschap daarvan verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.  

ARTIKEL 2: WAT ZIJN JOUW RECHTEN MET BETREKKING TOT DE BESCHERMING VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS ?

Je hebt steeds het recht op inzage in je persoonsgegevens, op verbetering, beperking of verwijdering ervan. Je hebt tevens het recht op overdracht van jouw persoonsgegevens. Wij zullen aan jouw verzoek tegemoet komen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Wanneer jouw persoonsgegevens verwerkt worden op basis het gerechtvaardigd belang van DELA kan je steeds bezwaar maken tegen die verwerking. Een bezwaar indienen kan door een schriftelijke, gehandtekende en gedateerde melding via e-mail (privacy@dela.be) of per post (DELA ter attentie van de Data Protection Officer, Noorderplaats 5 bus 2 te 2000 Antwerpen), vergezeld van een kopie van jouw identiteitskaart ter identificatie.

Wat betreft het gebruik van jouw persoonsgegevens in het kader van de direct marketing heb je steeds het recht bezwaar te maken.

Indien je uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven (bijvoorbeeld wat betreft de verwerking van gezondheidsgegevens, in het kader van de direct marketing activiteiten van DELA), heb je eveneens het recht om deze toestemming in te trekken. De handelingen die DELA vóór deze intrekking heeft gesteld, blijven geldig. 

Tenslotte heb je steeds het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel - +32 (0)2 274 48 00).

Mocht je van één van deze rechten willen gebruik maken, laat het ons dan zo specifiek mogelijk weten. Bij het uitoefenen van jouw rechten dient DELA jouw identiteit te kunnen verifiëren om te vermijden dat iemand anders zich voor jou voordoet. Daarom vragen we steeds een kopie van een geldig identiteitsbewijs op. Je kan ons bereiken via e-mail ter attentie van privacy@dela.be of per post op volgend adres: DELA, t.a.v. Data Protection Officer, Noorderplaats 5 bus 2 te 2000 Antwerpen.

ARTIKEL 3: OP BASIS VAN WELKE RECHTSGROND GEBRUIKEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens alleen als aan één van onderstaande voorwaarden is voldaan.

3.1 De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

Dit is bijvoorbeeld het geval:

• Om te beoordelen of en onder welke voorwaarden een verzekeringsovereenkomst kan worden gesloten;
• Om de verzekeringsovereenkomst uit te voeren;
• Om het saldo te kunnen uitkeren aan de begunstigde;
• Om te weten of er sociale of fiscale schulden zijn op de nalatenschap;
• Om het resterend kapitaal te kunnen uitkeren;
• Om de afkoopwaarde te kunnen uitkeren;
• Om jouw domiciliëring in orde te brengen;
• Om jouw polis af te kopen, dan wel stop te zetten;
• Voor het afhandelen van jouw uitvaartdossier;
• Om de begraving of crematie te regelen;
• Om de repatriëringsovereenkomst uit te voeren;
• Om de overeenkomst wat betreft nabestaandenzorg uit te voeren;
• Om de overeenkomsten met leveranciers uit te voeren;
• Om diensten te leveren via platformen waaronder o.a. “Mijn Dela”, “Before you go”, “Safe in heaven”, “In gedachten”.

3.2 De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen

Het gaat bijvoorbeeld om onderstaande:

• De verzekeringswetgeving en de wetgeving over verzekeringsdistributie;
• De wettelijke verplichtingen uit de anti witwaswetgeving en in het kader van terrorismebestrijding;
• Wetgeving omtrent boekhoudkundige verwerking van de verrichtingen;
• Wetgeving omtrent rapporteringsverplichtingen aan administratieve overheden;
• Wetgeving omtrent de beheersing van de risico’s;
• Regelgeving omtrent de behandeling van klachten;
• Wetgeving omtrent de rapportering aan de toezichthouders, waaronder de FSMA (Financial Services and Markets Authority), de NBB (Nationale Bank van België), de DNB (De Nederlandsche Bank) en de Gegevensbeschermingsautoriteit;
• De fiscale wetgeving;
• Regelgeving omtrent de verplichting om vragen van de gerechtelijke overheden te beantwoorden (politie, parket, enz.);
• Wetgeving omtrent slapende fondsen;
• Decreet op de lijkbezorging
• Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (Klokkenluiderswet).

3.3 De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen

Zo worden onder andere jouw persoonsgegevens verwerkt omwille van:

• Het maken van studies, (risico-, marketing- en andere) modellen en statistieken;
• Het creëren van synergieën, efficiëntieverhoging of andere organisatorische of procesmatige voordelen;
• De uitoefening en de verdediging van de rechten van DELA bijvoorbeeld bij geschillen;
• Beheer van klanten en van groepen van klanten of ondersteuning daarvan, inclusief de aanmaak van segmenten (bijvoorbeeld particulieren, ondernemingen, zelfstandigen, …) en persoonsprofielen voor het beheer van klanten of voor het detecteren van behoeften van de klant;
• Verzorgen en verbeteren van de websites waaronder o.a. www.dela.be, www.ingedachten.be, www.safeinheaven.be zodat DELA zoveel mogelijk van je vragen met betrekking tot deze websites kan beantwoorden;
• Gehele of gedeeltelijke reorganisatie of overdracht van activiteiten indien DELA haar bedrijfsactiviteiten reorganiseert of overdraagt. Dit kan betekenen dat jouw gegevens aan nieuwe entiteiten of derden middels welke de bedrijfsactiviteiten van DELA geheel of gedeeltelijk worden uitgevoerd, worden overgedragen;
• Bedrijfsbeveiliging (camerabeelden, en maatregelen in het kader van cyberriskdetectie en -bestrijding)
• Trainingsdoeleinden (opname telefoon en chat gesprekken);
• Het publiceren van de rouwbrief en bidprent in het uitvaartcentrum;
• Het opbouwen van een bestand van prospecten en het voeren van gerichte sociale media marketing campagnes naar prospecten op basis van bestaande marketing data;
• Het ontvangen, beheren, analyseren, bestuderen en verwerken van meldingen in het kader van het klokkenluidersbeleid;
• Het verzorgen en verbeteren van de werking van de vennootschappen die onderdeel zijn van DELA, met name door het organiseren van groepspanels en enquêtes en de communicatie aangaande deze groepspanels en enquêtes;
• Jouw rechten als lid van coöperatie DELA te verzekeren en vrijwaren.

3.4 De verwerking is gebaseerd op jouw toestemming

Bijvoorbeeld in het kader van:

• De verwerking van jouw gezondheidsgegevens;
• Het vaststellen van jouw klikgedrag op onze websites. Op basis van IP adres en klikgedrag wordt jouw bezoek gekoppeld aan jouw voorkeuren zodat je gerichte boodschappen ontvangt;
• Direct marketing, voor zover toestemming vereist is (bijvoorbeeld het aanbieden van enige product of dienst van DELA indien je nog geen klant bent);
• Het bijhouden van uw curriculum vitae en eventuele assessment. voor het aanleggen van een wervingsreserve;
• Gepersonaliseerde marketing, social marketing conversiecampagnes en lead generation, op basis van jouw voorafgaande toestemming.

ARTIKEL 4: WAAROM VERWERKEN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

DELA verzamelt en verwerkt jouw persoonsgegevens voor diverse doelen. DELA zal per doel alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens verwerken.

4.1 Omwille van welke doelen worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

Het gaat om volgende doelen:

• Om je te kunnen identificeren, om contact met je te kunnen opnemen, om je te adviseren, om je informatie toe te sturen;
• Om te beoordelen of en onder welke voorwaarden een overeenkomst kan worden afgesloten
• Om diensten te verlenen die samenhangen met overlijden;
• Het vergroten van klantenbestand en het beheer van onze klantenrelaties;
• Het bestrijden van fraude;
• Om de toepasselijke wetgeving te kunnen naleven (zoals bijvoorbeeld in het kader van anti witwas, boekhouding en fiscale verplichtingen);
• Om de noodzakelijke controles te kunnen uitvoeren (onder andere in het kader van opsporing en voorkoming van fraude);
• Om klachten / complimenten te kunnen behandelen;
• Om het aanbod van DELA te laten afstemmen op de noden van haar klanten, kan DELA jouw persoonsgegevens analyseren;
• Optimaliseren van onze websites;
• Kwaliteitsmonitoring, door onder andere telefoon- en chatgesprekken te bewaren;
• Om geleverde goederen of diensten te kunnen betalen;
• Het ontvangen, beheren, analyseren, bestuderen en verwerken van meldingen in het kader van het klokkenluidersbeleid;
• Het tonen van relevante en gepersonaliseerde advertenties aan individuele gebruikers, op basis van identiteit, eigenschappen, persoonlijke noden en voorkeuren.

4.2 Wat gebeurt er met telefoon- en chatgesprekken?

Zakelijke telefoon- en chatgesprekken kunnen door ons worden bewaard. Dit doen wij omwille van kwaliteitsmonitoring. Om onze dienstverlening en daarmee de kwaliteit van onze service te optimaliseren, doen wij aan kwaliteitsmonitoring. Ook kunnen wij hiermee aantonen dat wij voldoen aan wet- en regelgeving. Een voorbeeld is de informatieverplichting die wij op grond van de privacyregelgeving tegenover jou hebben. De gesprekken worden niet langer bewaard dan nodig is voor zorgvuldige naleving van de wet- en regelgeving. Daarna worden de gegevens vernietigd.

Belangrijk om te weten:

• Als wij jouw gesprek bewaren, dan vertellen wij jou dit tijdens het gesprek;
• Wij gaan integer en zorgvuldig om met bewaarde gespreksbestanden;
• Wij gebruiken de gesprekken niet voor andere doelen dan de hierboven genoemde;
• De bestanden worden niet aan derden verstrekt, tenzij dit verplicht is op grond van wet- en regelgeving.

4.3 Op welke andere manier verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?

DELA verwerkt soms publieke persoonsgegevens. Hieronder verstaan we persoonsgegevens die publiekelijk beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld publicaties in het Belgisch Staatsblad, persoonsgegevens die je zelf beschikbaar hebt gesteld op een openbare bron (social media).

DELA kan ook jouw persoonsgegevens ontvangen via andere dan jij zelf. Bijvoorbeeld doordat je als begunstigde bent opgenomen in een verzekeringsovereenkomst. Bijvoorbeeld door, in het kader van de ondersteuning van (direct) marketing acties, jouw persoonsgegevens aan te kopen van bedrijven die zelf verantwoordelijk zijn voor de rechtmatige verzameling van jouw persoonsgegevens.

ARTIKEL 5: HOE GAAN WE OM MET JOUW GEZONDHEIDSGEGEVENS?

DELA Verzekeringen België vraagt van jou als kandidaat-verzekerde een aantal gezondheidsgegevens. Voor de verwerking van jouw gezondheidsgegevens hebben wij jouw uitdrukkelijke toestemming nodig.

5.1 Waarom vragen we jouw gezondheidsgegevens op?

Wij vragen jouw gezondheidsgegevens op in het kader van de beoordeling, het afsluiten en de uitvoering van de verzekeringsovereenkomst. Jouw gezondheidsgegevens worden verwerkt voor de beoordeling of en onder welke voorwaarden de verzekeringsovereenkomst kan worden gesloten, voor de bepaling van het te verzekeren risico (bepaling hoogte premiebepaling, eventuele wachttijd, alternatief voorstel), voor de uitkering van het verzekerd kapitaal bij overlijden, om bij overlijden na te gaan of jouw gezondheidstoestand op het moment van het aangaan van de verzekeringsovereenkomst naar waarheid werd meegedeeld en voor het behandelen van mogelijke geschillen.

5.2 Wie ontvangt jouw gezondheidsgegevens nog?

Uitsluitend de personen binnen DELA die belast zijn met het proces met betrekking tot jouw gezondheidsgegevens ontvangen jouw gezondheidsgegevens. Daarnaast worden uw gezondheidsgegevens uitsluitend verstrekt aan de raadgevende geneesheren, de persoon die in het kader van een geschil kennis dient te nemen van jouw gezondheidsgegevens (bijvoorbeeld een advocaat), andere personen die noodzakelijk over jouw gezondheidsgegevens moeten kunnen beschikken.

5.3 Toestemming en het intrekken ervan

Voor de verwerking van jouw gezondheidsgegevens hebben wij jouw uitdrukkelijke toestemming nodig. J e hebt als Verzekerde het recht om jouw uitdrukkelijke toestemming in te trekken. Dit zou mogelijk een impact kunnen hebben op de verdere uitvoering van de verzekeringsovereenkomst en kan er bijvoorbeeld toe leiden dat jouw deel van de verzekeringsovereenkomst afgekocht dient te worden. De handelingen die DELA vóór deze intrekking heeft gesteld, blijven geldig.

Intrekking van jouw toestemming kan door een schriftelijke, gehandtekende en gedateerde melding via e-mail (privacy@dela.be) of per post (DELA ter attentie van de Data Protection Officer, Noorderplaats 5 bus 2 te 2000 Antwerpen), vergezeld van een kopie van jouw identiteitskaart ter identificatie.

ARTIKEL 6: OP WELKE WIJZE BESCHERMT DELA JOUW PERSOONSGEGEVENS?

DELA heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

DELA heeft een informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld en met inachtneming daarvan fysieke en elektronische maatregelen getroffen.

ARTIKEL 7: WIE ONTVANGT JOUW PERSOONSGEGEVENS NOG?

7.1 Doorgifte binnen de DELA Groep

Wij kunnen jouw persoonsgegevens doorgeven binnen DELA Groep.

Tot DELA Groep behoort eveneens DELA Coöperatie U.A., gevestigd te 5611 DD Eindhoven (Nederland), Oude Stadsgracht 1 (hierna “DELA Coöperatie”, ook algemeen gekend als “coöperatie DELA”).

Deze doorgifte kan kaderen in de uitvoering van de met jou afgesloten overeenkomst of waarbij je noodzakelijk bent betrokken.

7.2 Doorgifte buiten de DELA Groep

In vijf situaties delen wij jouw persoonsgegevens met andere organisaties;

• indien noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met jou hebben afgesloten of waarbij je noodzakelijk bent betrokken;
• om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld fiscale verplichtingen);
• wanneer je in het kader van het online proces overgaat tot het digitaal ondertekenen van documenten;
• voor content en conversatiemanagement delen we gepseudonimiseerde gegevens;
• voor gepersonaliseerde advertenties delen we jouw gegevens als je daar toestemming voor hebt gegevens.

7.3 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Jouw persoonsgegevens (hierin begrepen jouw gezondheidsgegevens) zullen niet worden doorgegeven aan enige ontvanger die zich buiten de Europese Economische Ruimte bevindt, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. In dit geval zorgt DELA voor passende waarborgen (zoals o.a. het anonimiseren van de persoonsgegevens) en wordt er met de betreffende partner een modelcontract getekend van de Europese Commissie waardoor deze gehouden wordt aan de strenge eisen die door Europa opgelegd worden. Enkel onder die strikte voorwaarden zullen jouw persoonsgegevens verwerkt worden.

7.4 DELA verkoopt of exploiteert persoonsgegevens niet commercieel aan derden

DELA zal jouw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals beschreven in deze Privacyverklaring of tenzij met jouw voorafgaande toestemming.

ARTIKEL 8: HOELANG BEWAREN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS?

DELA bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doelen waarvoor jouw persoonsgegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist, onder meer in het licht van de wettelijke verjaringstermijnen (bepaalde vorderingen uit levensverzekeringen verjaren slechts na 30 jaar).

ARTIKEL 9: Contactgegevens DELA en overige informatie

Je kan jou schriftelijke verzoeken dan wel vragen m.b.t. privacy gerelateerde zaken sturen aan:

DELA T.a.v. de Data Protection Officer
Noorderplaats 5 bus 2
2000 Antwerpen

Of via e-mail ter attentie van privacy@dela.be

Je bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

ARTIKEL 10: DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS DOOR DELA COÖPERATIE

Wanneer je lid bent van DELA Coöperatie, worden jouw persoonsgegevens tevens verwerkt door DELA Coöperatie, verwerkingsverantwoordelijke.

DELA Coöperatie heeft als doel (i) haar leden met raad en daad bij te staan zodat zij hun toekomst zo zorgeloos mogelijk tegemoet kunnen zien; (ii) voor haar leden en medeverzekerden een waardige en betaalbare uitvaart te waarborgen; (iii) de reputatie van de levensverzekeringsmarkt en die van het uitvaartwezen te bevorderen; en (iv) het verrichten van al hetgeen met het hiervoor genoemde verband houdt of daar bevorderlijk voor kan zijn. In het kader van de nastreving van dit coöperatief doel, verwerkt DELA Coöperatie jouw persoonsgegevens voor de volgende specifieke doeleinden:

• om het ledenbestand van DELA Coöperatie bij te houden en alle administratieve verplichtingen rond jouw lidmaatschap te voldoen;
• om uitvoering te geven aan jouw lidmaatschap bij DELA Coöperatie;
• om je te informeren over de activiteiten van DELA Coöperatie (via post, e-mail, andere);
• om je op de hoogte te houden van voordelen verbonden aan het lidmaatschap van DELA Coöperatie (via post, e-mail, andere);
• om je intekening op de voordelen van DELA Coöperatie administratief af te handelen.

De rechtsgrond voor de verwerking is hetzij (i) de uitvoering van jouw lidmaatschapsovereenkomst met DELA Coöperatie (vb. ledenadministratie, lidmaatschapsinformatie, administratie van ledenvoordelen, het verstrekken van informatie omtrent DELA Coöperatie en de eraan verbonden voordelen, enz.), hetzij (ii) je toestemming (vb. marketing). Je hebt het recht jouw toestemming te allen tijde kosteloos in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

Het verstrekken van jouw identiteitsgegevens (naam, voornaam, adres) is (contractueel en wettelijk) verplicht in het kader van ledenadministratie van de coöperatie. Het staat je vrij om meer of andere persoonsgegevens al dan niet aan DELA Coöperatie mee te delen.

Jouw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met derden zoals beschreven in Artikel 7 van deze Privacyverklaring.

Jouw persoonsgegevens worden door DELA Coöperatie bewaard zolang je lid blijft van DELA Coöperatie. Persoonsgegevens van ex-leden worden uit onze bestanden verwijderd binnen [drie (3)] maanden na het einde van jouw lidmaatschap.

Je beschikt over de rechten zoals beschreven in Artikel 2 van deze Privacyverklaring.

De contactgegevens van de Data Protection Officer van DELA Coöperatie zijn de volgende:

Postbus 522, 5600 AM, Eindhoven of functionarisgegevensbescherming@dela.org.

ARTIKEL 11: DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS IN HET KADER VAN HET KLOKKENLUIDERSSYSTEEM

In dit hoofdstuk wenst DELA u te informeren waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken in het kader van het klokkenluiderssysteem. Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die wij verzamelen en verwerken voor klokkenluidersdoeleinden.  

11.1 Wat is klokkenluiden?

Klokkenluiden betekent de vertrouwelijke of anonieme melding door werknemers van DELA of externe partijen van illegaal, oneerlijk of onrechtmatig gedrag binnen de bedrijfsactiviteiten van DELA, waarbij de melder wordt beschermd tegen vergelding. De melder wordt ook de Klokkenluider genoemd.

Wanneer je een Klokkenluider bent of een persoon die in de melding genoemd wordt, verwerken wij persoonsgegevens van jou.

11.2 Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als wij een melding ontvangen, wordt een dossier met de gegevens van de melding aangemaakt. Dit dossier bevat de identiteit, contactgegevens, functie of relatie tot DELA, informatie over de inbreuk, en alle andere informatie die de Klokkenluider ons heeft bezorgd over zichzelf of over de persoon die in de melding genoemd wordt. Wij zullen de verstrekte informatie vertrouwelijk behandelen.

Wij zijn niet van plan om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, zoals informatie over raciale en etnische afkomst, informatie over politieke overtuigingen, informatie over religieuze of filosofische overtuigingen, informatie met betrekking tot de gezondheid. Indien wij echter in het kader van een melding dit soort bijzondere categorieën van persoonsgegevens ontvangen, dan zullen wij deze gegevens met de hoogste mate van veiligheid en vertrouwelijkheid behandelen.

In sommige gevallen kan de Klokkenluider anoniem melden. In dat geval zullen wij ervoor zorgen dat de identiteit van de Klokkenluider geheim blijft en niet openbaar wordt gemaakt.

Indien er bepaalde informatie in de melding niet mag worden vrijgegeven in de context van een onderzoek, vragen wij de Klokkenluider om dit expliciet in de melding aan te geven.

11.3 Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Wij zullen de hierboven genoemde persoonsgegevens louter verzamelen en verwerken om klokkenluidersmeldingen te ontvangen en te behandelen.

11.4 Wat is de rechtsgrond voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens die worden vermeld in klokkenluidersmeldingen over onderwerpen die verband houden met een melding, worden verwerkt op basis van onze wettelijke verplichting, aangezien deze informatie nodig is om te voldoen aan de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector (Klokkenluiderswet).

De verwerking van jouw persoonsgegevens is ook noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen om onszelf te verdedigen in geval van juridische procedures.

11.5 Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Wij dragen er zorg voor dat de identiteit van de Klokkenluider, en alle andere informatie waaruit de identiteit van de Klokkenluider of de persoon die in de melding genoemd wordt (direct of indirect) kan worden afgeleid, enkel toegankelijk zijn en geraadpleegd kunnen worden door de meldingsbeheerder(s) en het onderzoeksteam (indien van toepassing) die bevoegd zijn om de melding te ontvangen en verder op te volgen.

Alle interne en externe partijen die betrokken zijn bij de ontvangst van de melding, de opvolging, het onderzoek en de verdere vervolgacties, zijn gebonden aan strikte wettelijke of contractuele verplichtingen om jouw persoonsgegevens veilig en vertrouwelijk te houden.

Alleen indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, kunnen jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan toezichthoudende instanties.

11.6 Algemeen

Wat betreft de bewaring van jouw persoonsgegevens (artikel 8), de bescherming ervan (artikel 6), de uitoefening van jouw rechten (artikel 2) en voor eventuele vragen en/of klachten (artikel 9), verwijzen wij u naar de relevante bepalingen in deze privacyverklaring.

Voor meer informatie over onze klokkenluidersprocedure, waaronder de wijze waarop klokkenluidersmeldingen worden verzonden, ontvangen, geanalyseerd, onderzocht en opgevolgd via onze interne online klokkenluiderstool, verwijzen wij u naar ons Klokkenluidersbeleid.

ARTIKEL 12: WIJZIGINGEN

DELA kan deze Privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vindt u altijd op www.dela.be/nl/juridische-informatie/privacyverklaring. Als je meer informatie wenst over privacy in het algemeen kan je terecht op de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (zie www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Copyright maart 2023, DELA